視点を変えて可能性を広げるITの新活用術(第2回)まだ紙の書類を保管?早くデジタル化

自動化・AI デジタル化

2019.12.25

  • PDF PDF
  • ボタンをクリックすることで、Myクリップ一覧ページに追加・削除できます。追加した記事は、「Myクリップ」メニューからいつでも読むことができます。なお、ご利用にはBiz Clipに会員登録(無料)してログインする必要があります。

 業務に紙の書類は付きものだ。商品の注文書や納品書、請求書から、顧客や住民からの申込書まで、物理的な書類は多種多様で簡単にはなくならない。書類に頼らず完全にデジタル化できる仕組みを整えられればスッキリ問題解決なのだが、なかなかそうはいかない。

 ファクスで注文書を送ってくる取引先に、これからはパソコンやスマホで注文情報を入力してほしいとは言いにくい。店頭で住所氏名の登録を求めるときも、デジタルツールに慣れないシニア層のことを考えると、書類への手書きの記入はなくせない。これから当分の間、書類と格闘せざるを得ないだろう。

 管理も大変だ。場所を取るのはもちろん、安全に管理するための体制も整えなければならない。そして、いざ必要になったときに情報を探し出す手間といったら、大変なこと。これは完全デジタル化されたオフィスでなければ、誰もが共感することだろう。

スキャンが有効手段。まずは紙からデジタルデータへ変換

 業務で必要な情報をすべてデジタル化するのは現実的でないとしても、情報の保管や活用を紙からデジタルに置き変えることはできる。書類の情報をデジタル化すれば、ビジネス変革を実現するデジタルトランスフォーメーション(DX)の第一歩にもなり得る。

 まずは紙の書類の束をどうするかを考えよう。蓄積された書類を、必要とする業務に応じてICTを活用したシステムをつくり、そこにデジタル化したデータとして入力、登録できればそれに越したことはない。しかし、一足飛びにシステム化するのは時間もコストもかかる。なにより、紙に記載された文字を手入力する手間は無視できない。すでにシステム化されている業務で、毎日のように長時間かけて書類の文字を読み、キーボードで打ち込んでいる担当者がいるケースでは、単純作業の繰り返しという労働実態も認識されているだろう。

 紙の書類は、まずはスキャンしてデジタルデータに変換しておくのが重要だ。これだけでも、保管の場所の問題や、書類を探し出す手間が省ける。スキャンしたファイルの日付で書類を探せるようになるだけでも、紙の書類を束ねたファイルを引っ張り出して、紙をめくりながら目的の書類を探すことを思えば圧倒的に効率が高い。

検索ができれば、これまでのデータが生きてくる…

続きを読むにはログインが必要です

会員登録3つのメリット!!

  • 最新記事をメールでお知らせ!
  • すべての記事を最後まで読める!
  • ビジネステンプレートを無料ダウンロード!

執筆=岩元 直久

あわせて読みたい記事

  • 注目のAIソリューション(第3回)

    AIによるOCR。自動でテキスト化、高精度

    自動化・AI

    2019.12.25

「自動化・AI」人気記事ランキング

AIによるおすすめ記事

他の方はこんな記事も見ています

連載バックナンバー

オンラインセミナー動画

配信日時

2022年5月20日(金)① 14時00分〜15時00分(予定)② 18時00分~19時00分

テレワーク関連

ハイブリッドワークセミナー
これからのテレワークとコミュニケーションのカタチとは?

新型コロナウイルスの影響もあり、企業におけるテレワークの導入が拡大しました。
一方でまん延防止等重点措置が解除され、今後どのような働き方を目指すべきか迷われる企業様も増えているのではないでしょうか。
本セミナーでは日本テレワーク協会の村田瑞枝氏をお招きし、これからのテレワークのトレンドや、コミュニケーションのあり方についてお話いただきます。
ぜひこの機会にご参加ください。