めざせデジタルインフラの構築(第12回)最新複合機が中小企業の業務デジタル化をサポート

デジタル化 ビジネス機器

2021.05.26

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 今、複合機が改めて注目されている。「複合機って、コピーを取ったり、FAXをやり取りしたりするやつだよね?」。そんな声も聞こえてきそうだが、複合機の存在意義はかなり広がっている。その1つが、紙の情報とデジタル情報を仲介する役割だ。受信したFAXを複合機がデジタルデータとして管理すれば、場所を問わずにパソコンやタブレット、スマートフォンなどからFAX情報を確認して業務を進められる。FAXと電子メールが混在した顧客リストに情報を送信する際も、手元のパソコンなどから複合機を経由して、送信手続きが一括で完了する。

 このように、デジタルと紙をうまく融合させれば、中小企業もワークスタイルの変革に乗り出せる。デジタルの世界でデータ化された書類を扱えば、オフィスで紙の山を相手にする必要もなく、場所を問わずに業務を遂行でき事業継続の可能性が高まる。

 とはいえ長年稼働している複合機にとって、デジタルと紙の仲介役という大任は荷が重いかもしれない。でも大丈夫。昨今では、中小企業が導入しているエントリークラスの複合機でも、さまざまな機能が盛り込まれている。リプレースやリース切れを迎えるタイミングなら、最新機種の検討も視野に入れてはいかがだろう。例えば、NTT西日本が提供する「OFISTAR X2300C」は、そうした中小企業のデジタル化にフィットする最新の複合機だ。

スマホ並みの使いやすさ、新しいUIを採用

 複合機は多くの従業員が利用する機器だけに、使い勝手が第一に求められる。なのに、たくさんのボタンが並び、機器の前に立ってから使い方に悩む。これに対してX2300Cは、7型のタッチパネルにアプリを並べ替えるスマホのような使い勝手で、ボタンをあちこち探すことなくほとんどの操作が完了する。

 画面デザインは、必要な機能のアイコンだけを表示させるシンプルな見た目に一新。定型処理が多いなら自社向けにカスタマイズしたアイコンをディスプレイに表示できる。例えば、よく送信する客先のFAX送信ボタンを作ったり、申請書類をスキャンして特定フォルダに格納するボタンを作ったりとカスタマイズが可能で、ボタンのアイコンや色を選べる。操作に迷うことなくワンタッチで業務を進められるため、ストレス軽減にもつながる。スマホ世代の従業員にも難しい機械操作が苦手な従業員にも、フレンドリーで心地よい操作性を提供してくれる。

X2300Cのディスプレイ。機能リストの並び順をスマホのように変更・非表示にできる

 

 基本機能も充実し、朝一番の利用で1枚目が印刷されるまでの時間を短縮するなど、きめ細やかな改善が随所に見られる。製品としての信頼性にNTT西日本のブランドやサポートが加わることで、安心して使えるオフィス機器として価値を感じてもらえるだろう。

米政府基準に対応したセキュリティ、データ暗号化やログも…

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執筆=岩元 直久

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