Office入門(第2回)Excel(エクセル)の関数とは?基本的な使い方を解説

パソコン スキルアップ

2021.03.16

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 日々の業務に欠かせない存在であるエクセルですが、関数を覚えるとより効率的に業務を進められます。エクセルの関数に慣れないうちは難しく感じやすいですが、使い方を理解すれば簡単に利用できます。

 この記事では、エクセルの関数を基礎から解説します。また、数多くある関数の中から頻繁に利用する関数を選んで解説しますので、参考にしてみてください。

エクセルの関数とは?使い方について

 そもそも、エクセルの関数はどのようなものなのか、基本的な使い方について解説します。

<エクセルの関数の概要>
 エクセルの関数は定型の計算を行うための数式です。例えば、複数のセルの合計値を導き出したり、条件に合う項目を取り出したりできます。エクセルの関数は手間のかかる処理(計算)を簡単に行うために利用する機能です。

エクセルの関数の形式は、次のような構成となっています。
=関数名(引数1,引数2,……)

 関数名にはこの後に紹介するSUMやAVERAGEなどの名前を入力します。関数ごとに必要となる引数は異なりますので、引数に関しては後ほど詳しく見ていきましょう。

<エクセルの関数の使い方>
 エクセルの関数を利用する際は、基本的にすべて半角で入力します。また、エクセルの関数は次の2つの方法で利用することが可能です。

1.セルや数式バーに直接入力する
2.関数の挿入機能を利用する

 セルや数式バーに直接入力する場合は、半角の「=(イコール)」から入力し、関数名と引数を入力して利用できます。

 関数の挿入機能を利用する場合は、画面中央の「fx」ボタンをクリックすると利用可能です。

 関数の挿入機能では、利用したい関数を選択することで引数にどのような値を入力すればよいか、分かりやすく表示されます。関数に慣れるまでは挿入機能を利用するとよいでしょう。また、関数名が分からない場合や、引数に何を指定すればよいのか分からない場合などにも非常に有効です。

 エクセルの標準設定では、関数は入力後に自動で計算されます。

基本的なエクセルの関数|足し算・引き算など

 エクセルの関数を利用するために、初めに覚えておくべき基礎知識と併せて、基本的な関数について解説します。

<関数を利用するために覚えておくべき基礎知識>
 エクセルの関数を利用するためには、「参照」「四則演算」「比較演算子」を理解しておく必要があります。

 参照はセルの位置を表すものであり、「B1」や「B1:D4」などと表記されます。

 関数を使用する際、参照を使ってセルの値を指定することが多く、頻繁に利用することになるため必ず覚えておきましょう。

 四則演算は足し算・引き算・掛け算・割り算のことであり、比較演算子は同一・以上・以下・未満といった大小を比較するために利用されます。次の表で、記号の一部を紹介します。まずはこれらの記号の意味から覚えるようにしましょう。

種類 項目 記号
四則演算 足し算 +
引き算
掛け算 *
割り算 /
比較演算子 同一(同じ値) =
以上 >=
以下 <=
より大きい >
より小さい(未満) <

<必ず覚えるべき3つの関数>
 次の3つの関数は、特に頻繁に利用されるので、押さえておきましょう。

・SUM関数:範囲内の数値の合計値を導き出す関数
 SUM関数は「=SUM(数値1,数値2,……)」のように利用し、引数に指定された数値を合計します。参照を使って範囲を指定することも可能です。

・AVERAGE関数:範囲内の数値の平均値を導き出す関数
 AVERAGE関数は「=AVERAGE(数値1,数値2,……)」のように利用し、引数に指定された数値の平均値を導き出します。参照を使って範囲を指定することも可能です。

・COUNT関数:範囲内の数値が含まれるセルの個数を数える関数
 COUNT関数は「=COUNT(値1,値2,……)」のように利用し、数値が含まれるセルの個数または、引数に指定された数値が入力されたセルの個数を数えます。こちらも参照を使って範囲を指定することが可能です。

覚えておくと便利なエクセルの関数|IF関数やVLOOKUP関数など

 その他にもエクセルの関数は数多く存在します。ここでは、覚えておくと便利なエクセルの関数と使い方を紹介します。

<IF関数>
 IF関数は条件式にしたがって指定された値を返す関数であり、使い方は以下のとおりです。
=IF(論理式,値が真の場合,値が偽の場合)

 論理式の判定結果は真(条件に一致した場合)、偽(条件が一致しなかった場合)で表されます。

 画像の例では、2つの条件の下でIF関数を利用しました。関数を利用する際には、文字列は「”(ダブルコーテーション)」で囲み、数値はそのまま入力します。比較演算子を利用することで条件式が成立していることを確認してください。

<SUMIF関数>
 SUMIF関数は指定した検索条件に一致するセルの値を合計する関数です。名前のとおり、SUM関数とIF関数を組み合わせた関数と覚えるとよいでしょう。具体的な使い方は次のとおりです。
=SUMIF(範囲,検索条件,合計範囲)

 範囲には検索条件で利用するセルの範囲を指定します。その後、検索条件に一致する合計範囲のセルの合計値が導き出される仕組みです。

 画像の例では、カテゴリーが「果物」の価格を合計しています。

<VLOOKUP関数、HLOOKUP関数>
 VLOOKUP関数は指定範囲内を検索し、検索値に該当する列と同じ行にある値を返します。対して、HLOOKUP関数は指定範囲内を検索し、検索値に該当する行と同じ列にある値を返す変数です。

 VLOOKUP関数は縦方向に検索を行い、HLOOKUP関数は横方向に検索を行う、と覚えるとよいでしょう。どちらの関数も内容は同じですが検索方向に違いがあります。

 具体的な使い方は次のとおりです。
=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)
=HLOOKUP(検索値,範囲,行番号,検索方法)

 画像の例では、指定した社員番号に該当する氏名を表示するためにそれぞれの関数を利用しています。列番号・行番号は範囲に該当する氏名を導き出したいため、範囲の先頭から3つ目となっている点に注目してください。

 VLOOKUP関数、HLOOKUP関数を利用する際の注意点として、検索値は範囲の先頭列・先頭行でなければならず、一般的には昇順に並べ替えておく必要があります。

<COUNTIF関数>
 COUNTIF関数は指定した検索条件に一致するセルの個数を数える関数です。名前のとおり、COUNT関数とIF関数を組み合わせた関数と覚えるとよいでしょう。具体的な使い方は次のとおりです。
=COUNTIF(範囲,検索条件)

 使い方はSUMIF関数とほとんど同じです。画像の例では、カテゴリーが「筆記用具」のセルの個数を数えています。

まとめ

 エクセルの関数は定型の計算を行うための数式です。関数を利用することで、手間のかかる処理を簡単に行えるようになります。関数を利用すれば煩雑な計算を簡略化できるため、業務の効率化も期待できるでしょう。

 慣れるまでは難しいと感じるかもしれませんが、関数の基本的な使い方は難しくありません。この記事では、関数の基本から頻繁に利用する関数、覚えておくと便利な関数まで紹介しました。繰り返し利用することで少しずつ慣れていきます。この機会にエクセルの関数を活用してみてはいかがでしょうか。

※掲載している情報は、記事執筆時点のものです

執筆=太田 勇輔

ネットワークスペシャリスト、情報セキュリティスペシャリスト保有。インフラエンジニアとして、官公庁や銀行などのシステム更改をメインに10年従事した後、IT関連ライターとして活動中。プログラミング、ネットワーク、セキュリティなどの解説記事を中心に執筆している。

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