従業員の業務内容を把握するには、どのような仕事をどれくらいの時間をかけて行っているのかを「視える化」する必要があります。今回はAIで視える化するツールを紹介します。

中小企業でも時間外労働に制限。労務管理は厳格化している

　働き方改革関連法が施行されたことで、企業の労務管理はより厳格化が求められています。特に2020年4月からは、時間外労働の上限規制が中小企業にも適用されるようになりました。つまり、すべての企業は規模を問わず、労働時間に関する適切な管理体制を用意する必要があるというわけです。

　長時間労働は、従業員の心身に悪影響を及ぼします。企業側にとっても、従業員の離職率増加や、イメージダウンにつながりかねないため、より効率的な働き方を構築していくことも求められています。

　長時間労働が起きてしまう原因には、いくつか理由があります。単純に人手が足りないこともありますが、人材がそろっているにもかかわらず、マネジメント側が従業員の個々の業務量や進捗状況を把握せず、うまく人材を配置できていないケースもあります。最近は、テレワークで勤務する機会も多くなっているため、各スタッフの業務は特に見えづらくなっています。

　こうした課題を解決するには、従業員がどのような仕事を、どれくらいの時間をかけて行っているのかを「視える化」する必要があるといえるでしょう。

AIがPCのログを自動で分析し、勤怠の実態を「視える化」する

　業務を視える化する効果的な方法として、パソコン（PC）ログを分析する方法があります。PCをメインに使う職種であれば、視える化によって操作ログを業務改善に活用できます。

　例えばNTT西日本の「おまかせAI 働き方みえ〜る」は、PCの操作ログをAIが分析し、パソコンの利用状況を視える化することで、勤務実態と業務内容が把握できるツールです。これにより、従業員がどのタイミングでどの作業を行っているのかがデータで客観的に把握でき、作業分担の変更や、業務フローの改善につなげられます。PCに専用ソフトをインストールして使用するため、テレワークにも対応できます。

　さらに、使用状況を基に、繰り返し行っている業務を抽出し、定型業務の作業フローをAIで自動作成する機能があるため、事実に基づいたデータをRPAなどの自動化ツール導入の検討にも使用できます。

　このほかにも、月ごとの働き方の変化や勤務実績もデータ化できるため、労務管理にも役立てられます。申請された残業時間と実態をデータでチェックすることで、長時間労働の改善や是正にもつなげることが可能です。

もう勘や経験、主観に惑わされる必要はない

　冒頭で触れたように、労務管理は厳格化する流れが続いています。長時間労働は、適切な労務管理を阻害する大きな原因の一つであり、改善しなければならない課題といえますが、そのためには現在の働き方における根本的な問題を見つけることが大切です。

　単純に個人の労働時間を短くすれば、改善につながるというものでもありません。個人やチームの勤怠状況を可視化し、業務の進め方にどのような課題があるのか、根本的な部分から問題を見直す必要があります。

　そんなときにおまかせAI 働き方みえ～るを導入すれば、客観的かつ定量的なデータが効率よく蓄積でき、そのデータを基に稼働が集中している業務の原因が視える化されます。もちろん経営者やマネジメント層、従業員の勘や経験、主観に頼ることもありません。企業が働き方改革や業務改善を進めていくための、強い味方となってくれるでしょう。

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