覚えておきたいクラウド&データのキホン(第7回)クラウドによるデータ共有にはどんなメリット・デメリットがあるのか

クラウド・共有 データ保護・バックアップ

2022.03.31

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 業務で使用するデータの保存先は、HDD(ハードディスクドライブ)やUSBメモリーが一般的ですが、最近ではクラウド上でデータ共有ができるサービスも増えています。本記事では、クラウドを利用したデータ共有サービスのメリット・デメリット、選ぶ際のポイントなど解説します。

クラウドデータ共有サービスのメリット・デメリット

 クラウドを利用したデータ共有サービス(以下、クラウドデータ共有サービス)には、いくつかのメリット・デメリットがあります。

メリット1:専用の機器を用意せずにデータのやり取りが行える
 HDDやUSBメモリーでデータを管理する場合、それらの外部ストレージも管理する必要がありました。仮にデータが入った外部ストレージを紛失した場合、アクセスできなくなります。

 一方でクラウドデータ共有サービスは、クラウド上にデータが保管されており、インターネットに接続すればデータにアクセスできるので、外部ストレージを管理する必要がありません。

メリット2:複数人と同時にファイルを共有できる
 多くのクラウドデータ共有サービスでは、インターネット上で複数のユーザーとデータを共有できます。ファイルを外部ストレージ経由で共有したり、メールに添付してやり取りしたりする手間も不要です。

メリット3:リスク対策になる
 外部ストレージでデータを管理する場合、盗難などで本体を破損・紛失するとデータも消失します。クラウドデータ共有サービスであれば、物理的な被害でデータを破損・紛失する可能性を抑えることができます。

デメリット1:情報セキュリティリスクがある
 クラウドデータ共有サービスは、ID・パスワードなどを把握していればログインできるため、もしID・パスワードが流出した場合は情報漏えいのリスクが生じます。

デメリット2:自社で障害対応ができない
 クラウドデータ共有サービスで障害が発生した場合、ファイルにアクセスできなくなります。ユーザー側はサービスの復旧を待つしかありません。

クラウドデータ共有サービス選定のポイント…

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執筆= NTT西日本

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