ITで働き方を変える(第11回)クラウドストレージで電子帳簿保存法にも柔軟に対応

クラウド・共有 法・制度対応

公開日:2023.02.06

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 改正電子帳簿保存法が2022年1月1日に施行された。電子帳簿保存法は、各税法では、原則として、紙での保存が義務付けられている帳簿書類について、一定要件を満たした上で、電子データによる保存などを可能にし、また、電子的にやり取りした取引情報(電子取引)の保存義務などを定めた。

  今後は、国税関係帳簿などの電子化だけでなく、業務書類を含めたデジタル化なども促進されていくだろう。この過程でさまざまなメリットがもたらされる。例えば、デジタル化によるペーパーレスの推進だ。また、印刷やファイリングの手間といったコスト削減にもつながる。さらに、「真実性の確保」の要件に対応することで、経理にかかわる内部統制の徹底が可能になる。その他、販売管理システムなどを連携させれば業務全体のデジタル化も進み、迅速な決裁や生産性向上も期待できるだろう。

 制度対応に向けては、電子帳簿保存法の各種要件を満たしながら、電子データを適切かつ安全に保存するシステムが必要になる。身近なものにはファイルサーバーNASがある。これらを利用する場合、取り扱うデータの増大に応じてストレージ容量を増やしたり、機器を増設したりしなくてはならない。また、ファイルサーバーやNASは社内ネットワーク上に配置するため、サイバー攻撃からデータを保護するセキュリティ対策も必須となる。

 さらに機器の故障でデータが消失しないようにバックアップを取るなど、安心なデータの運用についても留意すべきだ。帳簿書類や電子データの保存期間は、法人の場合、原則として、確定申告書の提出期限翌日から7年間となっている。安心かつ長期間のデータ保存に対応する製品・サービスを検討したいところだ。

 電子帳簿保存法への関心が高まる現在、さまざまな対応製品・サービスが提供されている。電子帳簿保存法の三つの制度(電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引)に完全対応し、データの一元管理が可能なクラウドサービスもあるが、その分コストがかかりがちだ。だが運用の工夫次第で、コストを抑えながら対応する方法もある。

クラウドストレージの活用で柔軟に制度対応を実現…

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執筆=山崎 俊明

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