ニューノーマル処方箋(第45回)オフィスソフトは「買い切り型/クラウド型」どっちを選ぶ?

業務課題 クラウド・共有 デジタル化

公開日:2024.06.28

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<目次>

・オフィスソフトは買い切りにすべき?クラウドにすべき?

・クラウド型なら、常に最新のバージョンを利用できる

・一度に支払う?少額を小刻みに支払う?

・複数ユーザーでファイルを共同編集。データ紛失の恐れもナシ

・多くのメリットがあるクラウド型オフィスソフト

オフィスソフトは買い切りにすべき?クラウドにすべき?

 ビジネスシーンでは、文書作成ソフトや表計算ソフト、プレゼンテーション資料作成用ソフトやメールソフトなど、さまざまなソフトウエアを使用します。これらのソフトを1つにまとめた「オフィスソフト」も存在し、ひと昔前までは店頭でパッケージ版を購入し、従業員それぞれの端末にインストールするのが一般的でした。

 しかし最近では、オフィスソフトを買い切るのではなく、利用した期間だけ料金を支払う、クラウド型オフィスソフトも登場しています。

  “買い切り型”のオフィスソフトと、使った分だけ支払うサブスクリプションタイプの“クラウド型”オフィスソフトにはどのような違いがあり、どちらを選ぶのが良いのでしょうか? 両者のメリット・デメリットを比較します。

クラウド型なら、常に最新のバージョンを利用できる

 買い切り型、クラウド型ともに、文書作成ソフトや表計算ソフトといったソフトウエアを使用できる点は共通しています。しかしクラウド型は、常に最新のバージョンのソフトウエアを使用できるというメリットが存在します。

 一般的にソフトウエアは定期的なリニューアルを行い、その都度機能や不具合をアップデートしますが、クラウド型オフィスソフトは常に最新のバージョンを提供する仕組みになっています。

 買い切り型オフィスソフトにも、アップデートに対応したものが存在しますが、不具合の修正のみ行うものが一般的で、場合によってはサポートが数年でストップし、アップデートができなくなるケースもあります。

 オフィスソフトのアップデートは機能や不具合に限らず、セキュリティ面の更新が行われることもあります。もし買い切り型オフィスソフトのサポートが終了していた場合、セキュリティに不安を抱えたままソフトを使用し続けることになり、非常に危険です。セキュリティの穴を何者かに狙われ、ビジネスにおける重要なファイルが盗み取られる可能性もあります。

一度に支払う?少額を小刻みに支払う?…

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