専門家が解説。バックオフィス業務改革のノウハウ(第1回)DXをきっかけに“考える総務”への変革を

働き方改革 デジタル化

公開日:2023.02.20

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 国を挙げてデジタルトランスフォーメーション(DX)が推進される中、企業にとってこの波に乗り遅れないことが生き残りの1つの策になる。とはいえ、具体的にDXをどのように進めたらよいのだろうか。その中でも、総務部門を中心にしたバックオフィス業務のDXを推進するにはどうしたらよいか未知数に感じる企業も多いはずだ。日本で唯一の総務部門向け専門誌『月刊総務』の前編集長で、株式会社月刊総務代表取締役社長、戦略総務研究所所長の豊田健一氏に、バックオフィス業務とDXの関係を尋ねた。

――バックオフィスにもDXの波が押し寄せています。中でも、多くの会社が抱える総務部門は変革の必要性が高まっているように思います。

 バックオフィス、すなわち間接業務はどのような会社にも存在します。営業や生産などに直接関わらない部門で、総務や人事、経理、財務、広報、情報システム部、経営企画室などが含まれます。大企業ではこれらの業務を部門で分担していますが、中小企業では総務部門に多くの業務が集まる場合が少なくありません。バックオフィス業務全般を総務部門の仕事と考えたとき、私は「考える総務になりましょう」と提唱しています。

 しかし、総務はやはり忙しいわけです。いろいろな仕事に巻き込まれ、考える余裕すらありません。そうした中で、私は「戦略総務」という提案をしていますが、ポイントとして「考える余裕を持って会社全体の業務改善を戦略的にしていきましょう」とお話しています。

――「戦略総務」とDXの関係はどう考えたらよいのでしょう。

 実は、優秀な総務の仕事の仕方と総務のDX推進がめざす姿は、本質的には変わりません。例えば、優秀な総務担当者は、DXという言葉が生まれる前から、自分でやらなくていい仕事をツールに置き換えたり、BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)などで業務の一部を外部委託したりして、働く場をコーディネートしてきました。その方法の1つとしてテクノロジーを活用したツールを使うのがDXです。

 すなわち、DX推進を第一に考えるのではなく、いま一度、足元の業務をきっちり見直しながら考える時間を作って、戦略総務になりましょうということです。そこに、現在ならばテクノロジーがあり、考える総務になるためのツールや武器が増えているのです。

●戦略総務の概念図

WhatとWhyを大切にする考え方…

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執筆=岩元 直久

【TP】

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