人手が足りない会社の業務効率処方箋（第6回）生産性向上のコツは業務棚卸しと見える化

　長時間労働の是正、賃金格差の解消などを柱とする働き方改革関連法が、いよいよ2019年4月から施行される。同時にクローズアップされているのが「生産性向上」というテーマ。残業を減らし、従来の業務をより短時間に、より少ない人数でこなすためには、生産性を高める取り組みが欠かせない。具体的にどうすればよいのだろうか。

進む社員の「個業化」と「属人化」

　工場の生産ラインといった「ものづくり」の現場では、以前から生産性向上を意識した取り組みが進められ、着実に効果を上げている。しかし、事務作業などのデスクワークに関しては、社員ごとに担当業務が異なるだけでなく、同じ作業でもやり方が違うケースが多い。デスクワークは生産性向上があまり進んでいないのが現状だ。中でも問題になっているのが、デスクワークの「個業化」である。

　個業化とは、文字通り「1人で仕事する」という意味だ。最近はチームで働くにしても、個々の社員に仕事を振り分け、各自が与えられた役割をこなすスタイルが一般化している。当然ながら負担の大きさには個人差があり、同じ作業でも必要な時間は人によって変わる。仕事中は黙々とパソコンに向かい、社員同士のコミュニケーションが希薄化している企業も少なくない。「管理職すら各社員の仕事内容を知らない」状況では、職場全体の生産性向上を考えられるはずがない。

　また、個業化と共に、デスクワークの生産性向上を妨げている問題として「属人化」が挙げられる。特定の社員にしか仕事の手順が分からない状況では、仕事のノウハウを熟知した社員の欠勤、もしくは退職によって一気に生産性が低下する。

業務の「棚卸し」と「定型作業の見える化」を進めよう…