依然として感染拡大が懸念される新型コロナウイルス。3密（密閉・密集・密接）を避けながら新たな生活様式に取り組むニューノーマル時代にあって、新たな仕事の進め方として定着しつつあるのがテレワークだ。そこで必須アイテムに挙げられるのが、インターネットを使ったWeb会議だ。Web会議は、社内外との打ち合わせ、ミーティングの際に使うだけでなく、対面での営業活動の自粛が余儀なくされる中では、セールスツールとしても不可欠な存在だ。
テレワークで活用が加速するWeb会議
新型コロナウイルス感染拡大の対策として、テレワークを導入した企業は少なくない。これまで、テレワーク導入のハードルの1つとなってきたのが、コミュニケーションの問題だ。バラバラの場所で働く従業員間のコミュニケーションを、従来と同様に確保するにはどうしたらいいのか、頭を悩ませたケースも多かった。
今回、テレワークを導入するに当たって、コミュニケーションを維持・活性化するツールとして活用が進んだのがWeb会議だ。もちろん、Web会議そのものは決して新しいツールではない。しかし、移動時間の削減による生産性の向上や交通費の削減、迅速な意思決定などのメリットがうたわれていた割には、これまで、その活用は一部の企業にとどまっていた。
だが、今回、多くの企業がテレワーク導入を余儀なくされ、その際のコミュニケーション手段としてWeb会議の導入に踏み切った。これまでWeb会議は眼中になかった人も、使ってみると、かなり便利なのに気付いたケースも少なくない。
ハードの準備とWeb会議ツール選びから始める
Web会議導入のポイントは2つ。1つはハードの準備。もう1つはWeb会議ツール（サービス、ソフト）の選択だ。
ハードは、Webカメラとマイク・スピーカーが付いたパソコンやタブレットが必要だ（Webカメラ、マイク・スピーカーは外付けでも可）。スマートフォンでもWeb会議はできるが、小さな画面（ディスプレー）では資料を共有する場合は見にくい。もちろん、インターネットに接続する環境が必要になる。
次にWeb会議ツール選び。IT関連企業各社がツールを提供しているので、その中から自社でメインに使うツールを決めておくと、利用の際よいだろう。もちろん、他の企業とWeb会議を行う場合には、その企業が指定するツールに合わせなくてはならないケースも出てくる。自社がメインで使うもの以外も、主要なものについては知っておくべきだ。
Web会議に参加するだけなら、開催者がメールなどで送ってくる招待用URLにアクセスし、会議のID、パスワードを入力する方法でほぼ対応できる。ただ、自分が会議を主催し、招待者にならなければならないときは、利用したいWeb会議ツールのサイトにアクセスし、フォームに従ってメールアドレスを入力するなど、各自でアカウント登録をする必要がある。
同じIT関連企業が提供するWeb会議ツールでも、無償プランと有償プランに分かれるケースもある。今回は、ビジネスで比較的多く使われる4社のサービスの中で、無償プランを中心に紹介する。無償プランは参加者の人数やサポートに制限があるものの、資料などの画面共有や会議の録画といった基本的な機能はほぼ利用できる。
オフィスソフトと連携できるWeb会議ツール… 続きを読む
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執筆＝山崎 俊明
