Office入門(第1回)

エクセルのプルダウンメニューの作成方法を解説

2021.03.16

クリップについて

 エクセルで資料などを作成する際に、プルダウンメニュー(ドロップダウンリスト)を利用したいと考える方は多いのではないでしょうか。エクセルの便利な機能の1つであり、作成方法さえ覚えてしまえば簡単に利用できます。

 今回は、エクセルのプルダウンメニュー(ドロップダウンリスト)の作成方法や編集方法について解説します。

エクセルのプルダウンメニュー(ドロップダウンリスト)とは

 エクセルのプルダウンメニューは、ドロップダウンリストとも呼ばれる機能です。エクセルのセルには任意に文字や数値を入力できますが、プルダウンメニューではあらかじめ用意されたリストからデータを選択して入力します。

 プルダウンメニューを利用することで、主に次のようなメリットを得られます。

・繰り返し入力する手間を省ける
・誤入力を防げる
・統一した書式で入力できる
・漢字の変換ミスを防げる

 例えば、生年月日を入力する項目では、1~12の月のリストと1~31の日のリストを用意しておくことで誤入力の防止が可能です。その他にも、従業員名を記載する項目であらかじめ従業員名のリストを用意しておけば、繰り返し入力する手間も省け、漢字の変換ミスも防げるでしょう。

 このようにメリットが多いプルダウンメニューは、エクセルで資料などを作成する際によく利用されます。

エクセルのプルダウンメニューを作成する方法

 ここからは具体的にエクセルでプルダウンメニューを作成する方法を紹介します。方法としては大きく2つの方法があるため、それぞれの方法を解説します。

<項目リストから作成する方法>
 プルダウンメニューで表示する項目をあらかじめリストとして用意する方法です。

1.項目リストを用意します。

2.データ-データの入力規則を選択します。

3.入力値の種類で「リスト」を選択し、元の値で先ほど作成したリストを選択してOKボタンをクリックします。

4.プルダウンメニューが作成されます。

<項目を直接入力して作成する方法>
 先ほどのようにあらかじめリストを作成せずとも、リストに項目を直接入力して作成することも可能です。

1.データ-データの入力規則を選択します。

2.入力値の種類で「リスト」を選択し、元の値にリストに表示する項目を直接入力します。このとき区切り文字には「,(カンマ)」を利用します。

3.プルダウンメニューが作成されます。

<プルダウンメニューを操作するショートカット>
 プルダウンメニューはマウスだけでなく、キーボードでも操作できます。キーボードを使ったショートカットを覚えておくと、作業スピードを上げられます。

・プルダウンメニューを開く:対象セルがアクティブの状態でAlt+↓キー
・メニューを選択する:↑キー、↓キー
・メニューの先頭に移動する:Homeキー
・メニューの最下部に移動する:Endキー
・選択したメニューの確定:Enterキー

【基礎編】プルダウンメニューを編集する方法

 プルダウンメニューの作成方法と併せて、基礎編としてプルダウンメニューを編集する方法を解説します。

<プルダウンメニューの項目追加方法>
 プルダウンメニューに項目を追加する場合、作成方法によって数パターン考えられます。

・項目リストから作成する方法の場合:項目リストの選択範囲を変更する
・項目を直接入力して作成する方法の場合:さらに直接入力して追加する

 項目リストを作成する方法の場合は、選択範囲を変更します。先ほどと同様の手順でデータの入力規則を開き、元の値項目の「↑」ボタンをクリックします。

 項目リストの選択範囲を修正し、Enterキーを入力します。

 元の値の選択範囲が変わったことを確認し、OKボタンをクリックします。

 これでプルダウンメニューの項目が追加されます。

 しかし、項目が追加されるたびに項目リストの選択範囲を修正することは手間がかかります。そこで、関数を利用して項目が追加された際に自動的に選択範囲を修正する方法も覚えておくとよいでしょう。

 自動でプルダウンメニューに項目を追加するためには、OFFSET関数とCOUNTA関数を利用します。具体的な利用方法としては、データの入力規則の元の値に次のように入力してください。
=OFFSET(基準となるセル,0,0,COUNTA(基準となるセルの列: 基準となるセルの列),1)

 画像では、基準となるセルがB2であり、セル指定を固定化するために「$B$2」と$(ドル)マークを付けています。さらに、基準となるセルの列はB列です。項目リストを作成するセルの位置に合わせて都度変更してください。

このように指定することで、項目リストが増えた際も自動的にプルダウンメニューに反映されます。

 項目を直接入力して作成する方法でプルダウンメニューを作成している場合は、対象のプルダウンメニューを選択した状態でデータの入力規則を開きます。その後、元の値に追加する項目を直接入力することで追加可能です。

<プルダウンメニューの項目削除方法>
 プルダウンメニューの項目を削除する場合は、追加する際と同じように入力項目を削除します。

<プルダウンメニューの削除方法>
 プルダウンメニュー自体を削除(解除)したい場合は、データの入力規則の入力値の種類を「すべての値」に変更します。

【応用編】プルダウンメニューを編集する方法

 最後に、応用編としてプルダウンメニューを使ったさまざまな編集方法を紹介します。

<条件付けで色付けする方法>
 プルダウンメニューと条件付き書式を組み合わせると、プルダウンメニューで選択した項目に合わせて書式を変更することが可能です。例えば、次の画像のように合格・不合格・結果待ちといったステータスに合わせて、書式を変更します。

 今回は、合格のみ背景色を赤色にする書式を適用してみましょう。

1.書式を適用したい範囲を選択し、ホーム-条件付き書式-新しいルールを選択します。

2.新しい書式ルールで「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択します。その後、ルールとして、条件を「次の値に等しい」に変更し、条件となる値に「合格」を入力してください。最後に書式ボタンをクリックして、適用する書式を選択したらOKボタンをクリックします。

3.これで、プルダウンメニューで合格を選択したセルが自動的に赤く塗られるようになりました。

4.プルダウンメニューの内容を変えると、変わった内容に沿って書式も変更されます。

<プルダウンメニューで選んだ項目に合わせて入力内容を反映する方法>
 プルダウンメニューで選んだ項目に合わせて、その他のセルに自動的に入力するには、VLOOKUP関数を利用します。VLOOKUP関数は指定した範囲の先頭列を縦に検索して条件に合う項目を取り出す関数です。

 例えば、次の画像のように対象物をプルダウンメニューで設定し、カテゴリーと金額をVLOOKUP関数で自動的に入力するようにしてみましょう。

 VLOOKUP関数は「=VLOOKUP(検索値,検索範囲,参照する列番号,検索方法)」で入力します。対象物に対するカテゴリーを検索する場合は、次の通りです。
=VLOOKUP(D3,$G$3:$I$7,2,FALSE)

 検索値はD3セルの対象物「りんご」を指定しており、検索範囲は右側の表になります。その中から、検索値に該当する列の2番目の値(カテゴリー)を参照する設定です。また、検索方法は完全一致を表すFALSEを指定します。

 このとき、検索範囲は数式をコピーする際にずれてしまわないように、F4キーを押して$(ドル)マークを付ける(参照するセルを固定する)ことを忘れないようにしましょう。

 このままカテゴリー列のVLOOKUP関数をコピーすると、対象物に合わせてカテゴリーが自動的に入力されます。

 金額の列でも同じようにVLOOKUP関数を使い、参照する列番号だけ変えれば自動入力が行えます。

 一度VLOOKUP関数を設定すれば、対象物のプルダウンメニューを変更してもカテゴリーや金額が自動的に入力されるようになります。

まとめ

 エクセルのプルダウンメニューは、あらかじめ用意したリストからデータを選択して入力する機能です。ドロップダウンリストとも呼ばれており、入力の手間を省いたり誤入力を防ぐことができたりするメリットがあります。

 この記事では、プルダウンメニューの作り方から編集方法、応用として条件付き書式による色付けや、プルダウンメニューに応じたその他のセルへの自動入力方法などを紹介しました。

 プルダウンメニューは一度覚えてしまえば使い方は難しくありません。この機会に覚えてみてはいかがでしょうか。

※掲載している情報は、記事執筆時点のものです

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執筆=太田 勇輔

ネットワークスペシャリスト、情報セキュリティスペシャリスト保有。インフラエンジニアとして、官公庁や銀行などのシステム更改をメインに10年従事した後、IT関連ライターとして活動中。プログラミング、ネットワーク、セキュリティなどの解説記事を中心に執筆している。

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