ビジネスにおいては、意思決定や情報交換のための会議が欠かせない。ただ、同じ事業所で働くメンバーだけが集まるのではなく、離れた拠点から集合する場合には、交通費がかかるだけなく、移動時間のロスが発生する。

　そこで注目されているのが、カメラ・マイク・制御装置などをパッケージ化した専用システムの「テレビ会議システム」だ。最近はパソコンとインターネットを利用した「Web会議システム」も普及し始め、コスト面など導入のハードルがかなり下がっているようだ。会議を目的とした出張コスト削減の切り札として期待も高まっている。

　テレビ会議システムは、テレビ放送が始まった1950年代から研究が進められてきた。当初はビジネスツールというよりも、近未来的なビジネススタイルの象徴として、開発が行われていた。それが、実用化され始めたのは1980年台後半。その後、ISDNのサービス普及によって、デジタル回線を使ったテレビ会議が少しずつ普及し始めた。

　ただ、1カ所に集まらずに参加者の顔を見ながら情報交換できるテレビ会議システムのメリットを、多くの企業が感じていても、多額の初期費用がかかることなどがネックになりがちだった。一昔前は導入するのは一部の大企業に限られていたのが実情だったといえる。また、当時は導入しても通信品質に不満が生じるケースもあり、使いこなしている企業はそれほど多くはなかった。

　その後、1990年代にインターネットが普及。テレビ会議用の専用回線ではなく、インターネットを利用したWeb会議と呼ばれるタイプが登場した。

専用システムを必要としないWeb会議なら導入しやすい

　Web会議もテレビ会議と同じく、複数拠点間の双方向通信による情報交換会議を可能にするシステムだ。テレビ会議は出席者が互いの表情を高画質で見て話せるようにすることがメーンの目的。一方、Web会議は手軽さと資料や情報の共有に重点が置かれる。

　Web会議は、パソコンにカメラとヘッドセットを接続するだけで簡単に利用可能だ。インターネットの接続環境があれば場所を問わず利用でき、導入のハードルは低い。システムを選ぶ際には、目的（開催する会議の規模、参加人数）、予算（インターネット回線、パソコン、カメラ、マイクスピーカーなど）、利用頻度などを総合的に捉え、最も効率良く使える製品を選ぶことが大切だ。

　導入する際、必ず把握しておきたいのは開催するWeb会議の全体像。社内全体で導入するのか、あるいは部署単位で利用するのか、最大で何人のユーザーが会議に参加するのか、何か所の拠点を相互接続するのかで求められるスペックが変わってくる。現在提供されているサービスは用途によってさまざまなプランが用意されている。

トラブルが発生してもサポートしてくれるサービスがお勧め…