IT化スモールスタート解説(第9回)

ペーパーレス化のメリットや進め方を解説

2020.03.31

クリップについて

 オフィスのペーパーレス化は、1970年代ごろから始まったといわれます。これまで、オフィスのペーパーレス化はたびたび話題に上がりましたが、ここ数年で再び注目されつつあります。

 今回は、ペーパーレス化の基本から、メリット・デメリットなどについて解説します。併せて、これまでペーパーレス化が普及しなかった理由や、ペーパーレス化を進めるポイントを紹介しますので、ぜひご覧ください。

ペーパーレス化の基本

 ペーパーレス化とは端的に言えば「紙に印刷していたものをデジタルデータにすること」です。国もペーパーレス化を推進しており、そのための法整備も行われています。

 電子帳簿保存法やe-文書法など、企業の文書運用は法律によって定められています。2016年の法改正により、契約書や決算書類、領収書の電子保存が可能となりました。さらに、2018年に閣議決定された「世界最先端デジタル国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画」を見ると、電子政府の実現に向けてペーパーレス化は避けて通れないものなのが分かります。

 ペーパーレス化は地球環境に配慮する動きでもあります。紙類の原材料は森林の木材です。ペーパーレス化を進めると、環境保護やCO2削減に貢献できるのです。

 もちろん、企業側にも大きなメリットがもたらされます。情報の共有時間の短縮や、情報検索・閲覧のしやすさが向上するなど、業務効率化を進める上でもペーパーレス化は推進するべき対策です。

 しかしながら、まだ日本ではペーパーレス化に対応できていると言いにくいのが現状です。その詳細については後ほど紹介します。

ペーパーレス化のメリット・デメリット

 ペーパーレス化について、業務効率化の観点からメリットとデメリットを見ていきましょう。これからペーパーレスに対応するためにも、メリットとデメリットは把握する必要があります。

<ペーパーレス化のメリット>
 ペーパーレス化によるメリットとしては、次のものが挙げられます。

・情報の検索が容易にできる
・紙代や印刷代などのコスト削減
・紙資料の保管スペースが不要になる
・社内、社外への情報共有が容易になる
・資料の閲覧場所の制限がなくなる
・情報セキュリティ、BCP対策ができる

 アナログデータからデジタルデータに変わることで、このようなメリットを享受できるようになります。特に膨大な量の紙資料を業務で利用している場合、デジタルデータにすれば情報の検索や共有が容易に行えるようになり、業務効率化に大きな効果をもたらすでしょう。

<ペーパーレス化のデメリット>
 反対にペーパーレス化によるデメリットとしては、次のものが挙げられます。

・ペーパーレス化に慣れるまでに時間がかかる
・データ化できない書類もある
デバイスによっては文字が読みにくくなる
・データ消失のリスクがある

 紙を使った文書に親しんできたため、なかなかデジタル文書に慣れないケースも考えられます。また、ペーパーレス化によってパソコンやスマートフォンなど、多くのデバイスで閲覧が可能になりますが、デバイスによっては読みづらくなる場合もあり得ます。

 その他には、データ化で紙よりも削除(廃棄)しやすくなる点も注意が必要です。誤操作で消してしまう可能性も、デメリットといえるでしょう。

ペーパーレス化が難しいといわれる理由… 続きを読む

続きを読むにはログインが必要です。
まだ会員でない方は、会員登録(無料)いただくと、続きが読めます。

SID : 00149009

執筆=太田 勇輔

執筆=太田 勇輔

ネットワークスペシャリスト、情報セキュリティスペシャリスト保有。インフラエンジニアとして、官公庁や銀行などのシステム更改をメインに10年従事した後、IT関連ライターとして活動中。プログラミング、ネットワーク、セキュリティなどの解説記事を中心に執筆している。

あわせて読みたい記事

連載記事≪IT化スモールスタート解説≫

PAGE TOP

閉じる
会員登録(無料) ここでしか読めないオリジナル記事が満載
閉じる