IT化スモールスタート解説(第9回)ペーパーレス化のメリットや進め方を解説

デジタル化

公開日:2020.03.31

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 オフィスのペーパーレス化は、1970年代ごろから始まったといわれます。これまで、オフィスのペーパーレス化はたびたび話題に上がりましたが、ここ数年で再び注目されつつあります。

 今回は、ペーパーレス化の基本から、メリット・デメリットなどについて解説します。併せて、これまでペーパーレス化が普及しなかった理由や、ペーパーレス化を進めるポイントを紹介しますので、ぜひご覧ください。

ペーパーレス化の基本

 ペーパーレス化とは端的に言えば「紙に印刷していたものをデジタルデータにすること」です。国もペーパーレス化を推進しており、そのための法整備も行われています。

 電子帳簿保存法やe-文書法など、企業の文書運用は法律によって定められています。2016年の法改正により、契約書や決算書類、領収書の電子保存が可能となりました。さらに、2018年に閣議決定された「世界最先端デジタル国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画」を見ると、電子政府の実現に向けてペーパーレス化は避けて通れないものなのが分かります。

 ペーパーレス化は地球環境に配慮する動きでもあります。紙類の原材料は森林の木材です。ペーパーレス化を進めると、環境保護やCO2削減に貢献できるのです。

 もちろん、企業側にも大きなメリットがもたらされます。情報の共有時間の短縮や、情報検索・閲覧のしやすさが向上するなど、業務効率化を進める上でもペーパーレス化は推進するべき対策です。

 しかしながら、まだ日本ではペーパーレス化に対応できていると言いにくいのが現状です。その詳細については後ほど紹介します。

ペーパーレス化のメリット・デメリット

 ペーパーレス化について、業務効率化の観点からメリットとデメリットを見ていきましょう。これからペーパーレスに対応するためにも、メリットとデメリットは把握する必要があります。

<ペーパーレス化のメリット>…

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執筆=太田 勇輔

ネットワークスペシャリスト、情報セキュリティスペシャリスト保有。インフラエンジニアとして、官公庁や銀行などのシステム更改をメインに10年従事した後、IT関連ライターとして活動中。プログラミング、ネットワーク、セキュリティなどの解説記事を中心に執筆している。

【M】

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