人手不足の打開策(第5回)印刷の「見える化」で、いざペーパーレス推進を

見える化 ビジネス機器

公開日:2023.06.22

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 紙文書――。ビジネスにおいて、なくてはならないものでありながら、働き方の変革推進の課題となりがちな存在でもある。コロナ禍のリモートワークの浸透で、以前のように何から何まで紙に印刷して配布し、ファイリングするといったビジネス慣習からは脱却が進んだ企業もある一方で、オフィス回帰で従来型の仕事のスタイルに戻るケースもある。こうした中でオフィスに活気が戻ると同時に、複合機やプリンターから印刷する資料や書類などが増えている。

資料や書類の印刷の現状は把握できている?

 オフィスには複合機やプリンターがあり、業務に必要ならば紙に印刷することに抵抗感がないビジネスパーソンも多いだろう。それでは、あなたの部署、そしてフロアなどで、どのぐらいの紙が印刷されているか、複合機やプリンターが効果的に配置されているかなどを考えたことはあるだろうか。「それは、総務か情報システム部門が把握しているのでは」と考えるのが一般的だ。

 しかし、総務部門や情報システム部門は多くの本業を抱えている。総務部門ならば、その業務はオフィスや設備の管理、備品や固定資産の管理、働き方改革への対応など多岐にわたる。情報システム部門においては、システムの保守運用はもちろん、従業員に対するヘルプデスクから将来のシステム構想の立案まで多様な仕事がある。複合機やプリンターによる印刷環境の把握や最適化まで手が回らないという企業も多いのではないだろうか。

 一方で、印刷にまつわるコストや業務は少なくない。利用状況を把握して、デバイスの配置や数を最適化できれば、トータルのハードウエアコストを削減できる。同時に、トナーや用紙などのサプライ品の削減も可能になる。そして、適切な配置によりユーザーである従業員は、最寄りの複合機やプリンターから待ち時間なく印刷が可能になる。「印刷の見える化」ができれば、業務の効率化や人手不足への対策の一歩にもなるというわけだ。

印刷環境の見える化でオフィスが抱えるリスクを削減…

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執筆=岩元 直久

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