覚えておきたいオフィス・ビジネス情報のキホン(第13回)コストを削減するアイデアとは?成功するためのポイントを解説

業務課題 デジタル化

公開日:2023.01.31

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 経営強化のためにコストを削減したいが、何から手を付けていいのか分からないと悩む企業経営者は多いかもしれません。まずは何からコストカットすべきなのでしょうか。本記事ではすぐにでも実行できる、コスト削減のアイデアについて紹介します。

目次
・企業におけるコストには「固定費」と「変動費」がある
・コスト削減の方法
・コスト削減の手順
・コスト削減のポイント
・まとめ

企業におけるコストには「固定費」と「変動費」がある

 企業が経営を続け、成長する過程では、さまざまなコストが発生します。コストは大きく分けると、定期的に一定の支払いが発生する「固定費」と、支払額が都度変動する「変動費」があります。

 コストの中にはどのようなものがあるのか、以下に列挙します。

人件費
 企業が支払う固定費のうち、特に大きな割合を占めるのが人件費です。人件費は従業員の労働に対して支払う給与、各種手当、賞与、退職金などの一時金のほか、福利厚生にかかる費用なども含まれます。

 コストを削減する目的で人件費をカットし過ぎると、さまざまな問題が発生します。例えば福利厚生などの制度が改悪され、従業員が働きに見合った給料や賞与を受け取れていないと判断すると、不満を募らせた従業員の士気が下がり、業績の悪化や、人材流出につながります。

採用コスト
 事業で成果を残すためには、人的リソースの確保が不可欠です。そのため、企業活動では人材の採用にもコストがかかります。

 採用コストには大きく「内部コスト」と「外部コスト」の2つに分かれます。内部コストは社内に発生するコストで、求職者や内定者に支払う交通費、社内研修や懇親会の費用などが含まれます。採用面接を行い、内定者向けに懇親会や研修を行ったにも関わらず、内定辞退者が出た場合、採用コストはかさむことになります。

 外部コストは、社外に支払うコストです。求人広告や求人サイトへの掲載費、人材紹介サービスの利用料、会社説明会や面接を実施する会場費、企業PR映像やパンフレットなどの作成費、内定者研修費などが相当します。特に広告費や人材紹介サービスの利用料は額が大きくなりがちです。コストと成果が見合っているか、検証することも大切です。

オフィスコスト
 オフィスを維持するためのコストも必要になります。自社ビルでない場合はオフィスの賃料が必要となるほか、空調設備や机などの費用、プリンターをはじめとしたOA機器の購入費・リース代、システムやアプリケーションの利用料、コピー用紙や筆記用具など消耗品費、事務所の電気代や水道代などの光熱費も発生します。従業員が増えるほど、オフィスコストも増加します。

コスト削減の方法

 ビジネスシーンにはさまざまなコストが存在しますが、そのほとんどはビジネスを継続するために必要なコストとなります。どのコストを削減するのが良いのか、実現しやすいコスト削減のアイデアを6つ紹介します。

オフィスの作業環境を見直す
 内勤の従業員にとって、一日の大半を過ごす場所がオフィスです。そのオフィス環境を少し見直すことで、コストを抑えられる可能性が高まります。

 例えば暖房や冷房が効きすぎている場合、空調システムを適正に設定するだけで電気代が節約できます。室温や湿度が適切に保たれて、作業環境が心地良いものになれば、生産性の向上も期待できるでしょう。

従業員の定着率を高める
 従業員の採用と育成にかかるコストは、事業を円滑に回すためには必要なコストです。しかし、せっかく採用した従業員が仕事内容や職場環境、給与などに不満を募らせ退職してしまうと、さらに新たな従業員を確保したり、研修を行ったりする必要が生じ、コストがかさむことになります。つまり従業員の定着率を高めることは、結果的にコストを抑えることになるのです。

 従業員の定着率を高めるためには、従業員がやりがいをもって仕事に取り組める環境・仕組みづくりが不可欠です。給与や賞与の根拠になる人事評価基準も、従業員が納得感を得られるような内容で策定しましょう。

オフィスコストを削減する
 コロナ禍の影響で、テレワークを導入する企業は少なくありません。テレワークを一過性の措置ではなく、恒常的なスタイルとして制度化すれば、オフィスコストを長期的に削減できる可能性が生じます。オフィスへ出社する従業員を減らし、フロア面積を縮小すれば賃料や光熱費を抑えることができる他、賃料の安い地域にオフィスを移転するという選択肢も生まれます。さらに、筆記用具や事務用品など、消耗品の在庫数や発注数も抑えられる可能性があります。

エネルギーコストを削減する
 コスト削減の基本は、固定費を下げることです。よって電気代や水道代などの光熱費や、電話回線代といった固定費を見直し、不要な支出をなくすのも良いアイデアです。照明を蛍光灯からLEDへの切り替えや、電気会社・通信会社の契約プラン見直しも、コスト削減につながる可能性があります。

通勤費・交通費・出張費を削減する
 従業員に支払う通勤費・交通費・出張費がかさんでいる場合もあります。いずれも必要なコストではありますが、例えばテレワークを行っている従業員が、1時間程度の社内会議に出席するためだけに出社している場合、コスト削減という観点から検討する余地が生じるでしょう。

 最近ではWeb会議ツールやビジネスチャットツールなどのコミュニケーションツールが次々と登場しています。これらのツールに置き換えれば、通勤費・交通費・出張費の削減に結びつくかもしれません。

ペーパーレス化する
 いわゆるペーパーレス化も、コスト削減しやすいポイントです。紙に印刷して紙の資料を残すスタイルを廃止し、PDFなど電子データをメインに運用すれば、紙代やインク代が削減できるほか、紙書類を保管する倉庫の維持費用も不要になります。結果的に紙ごみも減ることになるため、環境に配慮した取り組みに積極的であるという企業姿勢がPRできるというメリットも生じます。

コスト削減の手順…

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執筆= NTT西日本

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