覚えておきたいオフィス・ビジネス情報のキホン(第18回)ビジネスチャットを選ぶ基準とは?

デジタル化 コミュニケーション

公開日:2023.03.14

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 ビジネスチャットは、従業員間のコミュニケーションを円滑にするためのツールとして多くの企業より注目を集めています。しかし、ビジネスチャットは提供企業が多く、細かな違いがあることから自社に最適のツールを選ぶのは難しいかもしれません。こうした課題を踏まえ本記事では、ビジネスチャットの導入状況や機能、導入する際の比較ポイントについて解説します。

目次
・ビジネスチャットは従業員間のコミュニケーションツール
・ビジネスチャットの導入率は約5割
・ビジネスチャットの機能
・ビジネスチャットの種類
・ビジネスチャットのメリット
・ビジネスチャットの注意点
・ビジネスチャットの比較ポイント
・ビジネスチャット選びに困ったら
・まとめ

ビジネスチャットは従業員間のコミュニケーションツール

 働き方の多様化に伴い、ビジネスやコミュニケーションのあり方にも多くの変化が生じています。従業員がオフィスで業務を行うことはもはや当たり前のことではなくなり、さまざまな場所で業務を行うテレワーク・リモートワークも一般的になりました。

 オフィスで業務を行う機会が減るということは、業務中に同僚と関わる機会の減少にもつながります。テレワーク・リモートワークを進める中で孤立感や疎外感を覚えると、日々の業務の効率が落ちる恐れもあります。そこで必要なのが、非対面であっても迅速なコミュニケーションです。こうした時に役立つのが、ビジネスに特化したチャットツール「ビジネスチャット」です。ビジネスチャットを利用すれば、非対面であっても、リアルタイムかつ手軽にコミュニケーションが図りやすくなります。

ビジネスチャットの導入率は約5割

 2022年にBiz Clipで行った調査では、勤務先でビジネスチャットを「導入している」と答えた人は47.9%で、「導入しておらず、予定もない」(35.9%)よりも高い数値となっていました。

 従業員規模別に見たビジネスチャットの導入比率は、99人以下の企業では20.3%、1万人以上の企業では80.7%と、従業員規模が大きい企業ほどビジネスチャットを導入していることが分かりました。

関連記事:企業のビジネスチャット利用実態調査2022
https://www.bizclip.ntt-west.co.jp/articles/bcl00014-035.html

ビジネスチャットの機能

 ビジネスチャットには、さまざまな機能が用意されています。ツールによって機能の有無は異なりますが、ここではよくある機能について解説します。

グループチャット機能
 グループチャット機能は、目的・用途別にグループを作成し、登録したメンバー間でチャットできる機能です。グループチャット機能を使えば、メッセージを複数人へ同時に送信できます。

リアクション機能
 ビジネスチャットは、リアクション機能とよばれる絵文字やスタンプなどでメッセージを送信できるものがあります。リアクション機能を利用すれば、文章を打ち込まずに、感謝や了承など、メッセージを読んだという反応を送信できます。誰がどのリアクションを返したのかも確認できるため、コミュニケーションも円滑になるでしょう。

ファイルの共有機能
 ファイル共有機能があれば、業務で利用するさまざまな形式のファイルを、クラウドストレージや電子メールなどを利用せずに共有できます。

ビジネスチャットの種類

 ビジネスチャットは、大きく分けるとクラウド型とオンプレミス型の2つがあります。

クラウド型
 クラウド型のビジネスチャットは、インターネットに接続できる環境およびデバイスがあれば、場所を選ばずに利用でき、契約すればすぐに利用できます。導入・運用にかかるコストが後述のオンプレミス型より抑えやすい点がメリットですが、決められた範囲しか仕様のカスタマイズを行えません。

オンプレミス型
 ビジネスチャットには、オンプレミス型のものもあります。オンプレミス型は自社サーバーで構築・運用するため、自社に適したカスタマイズが可能です。例えば社内ネットワークのみの限定利用にするなど、強固な情報セキュリティ対策も行えます。一方で、自社でサーバーを購入・運用する費用の発生や、導入までに時間がかかる点がクラウド型と異なります。

ビジネスチャットのメリット…

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執筆= NTT西日本

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