改めて考えるデータの保管・共有法(第1回)NASをクラウドに変えると、どのようなメリットがあるのか

クラウド・共有

公開日:2022.11.21

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 社内のファイル共有ツールとして、社内ネットワークに接続されたストレージである「NAS」(Network Attached Storage)を利用している企業は多いかもしれません。しかし、そのNASをクラウドストレージに変えることで、ビジネスをより便利に、より安全な方向に変えていくことも可能です。今回はNASと比較したクラウドストレージのメリットを紹介していきます。

法改正で、社内のデータ保存はより重要になる

 日々の業務の中で、データは毎日生成・蓄積され続けます。例えば、顧客やビジネスパートナー宛てに作られた文書ファイルや、さまざまな数値データが記載された表計算ファイルなどは、業務が進む度に更新・生成されていくものです。しかし、個人パソコンの容量には限りがあるため、大容量のストレージ(ハードディスク)に保存する必要があります。

 ファイルの保存場所としては、冒頭でも触れたように、社内ネットワークに接続されたストレージである「NAS」がよく利用されます。NASはストレージ容量が大きいため、データの保存容量には余裕があります。たとえ容量が不足したとしても、製品によっては後からハードディスクを追加できるものもあります。

 しかもNASは社内のネットワークとつながっているため、オフィスで働く従業員が共同で利用が可能です。チームで共同利用するファイルをNAS上に置いておけば、メンバー全員がそのファイルにアクセスできるようになります。

 2022年1月に改正された電子帳簿保存法では、メールなどWeb上における電子取引で受領した取引書類をすべて電子データで保存し、検索できる状態にしておくことが義務化されましたが、こうした取引書類のデータもNASに保存しておけば、同法の基準もクリアできるでしょう。

NASの弱点は「遠隔利用」「セキュリティリスク」「カスタマイズ性」

 NASにはこのようなメリットがある一方で、デメリットも存在します。例えば、オフィス外では簡単には利用できない点です。

 テレワークや出張・外出先で業務を行う場合、NASに搭載されているリモートアクセス機能、もしくはVPNにて社内ネットワークに接続しない限り、NASは利用できません。たとえ社外から利用できる設定にしたとしても、不正アクセスされないようセキュリティ対策を講じておく必要もあります。

 また、NASは基本的には社内に設置するため、オフィスが被災した場合、被害がNASにも及ぶ恐れもあります。たとえオフィスが被災しなくても、長年使い続けることによる経年劣化で、故障が発生することもあります。場合によっては、NASに保存されたデータが復旧できず、消失するリスクも考えられます。

 カスタマイズ性にも限界があります。NASに空きスロットがある場合は、ハードディスクを追加することで容量が増やせますが、スロットがすべて埋まった場合、ハードディスクに加えてNAS自体も追加する必要があります。新たにリモートアクセス機能を追加したい場合も、同機能を備えたNASに新調しなければなりません。

社外からアクセスするなら、NASよりもクラウドストレージが良い!?…

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執筆= NTT西日本

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