改めて考えるデータの保管・共有法（第2回）メールでのファイル送信は何が危険なのか

　では、セキュリティレベルを高く保ちながら、ファイルをやり取りするにはどうすればよいのでしょうか。解決方法の1つに、クラウドストレージを利用する方法があります。

　クラウドストレージとは、インターネット上に設置されたストレージにファイルを保管するサービスのことです。クラウドストレージ上にアップされたファイルにアクセスすることで、複数人で1つのファイルを編集することや、メールでファイルを添付せず、URLを共有するだけでデータをやり取りすることが可能になります。

　クラウドストレージには有料のものもあれば、無料のものもあります。有料のサービスでは、災害時に備え、アップロードしたファイルのバックアップ体制が整えられているなど、比較的強固なセキュリティ対策が用意されているものが多くなっています。加えて、料金に応じてストレージ容量が増やせるなど、プランの選択肢が豊富に用意されているケースが多いです。

　一方、無料のサービスは、通信が暗号化されていない場合やバックアップが用意されていないなど、有料版ほどセキュリティは強固ではない可能性があります。アクセスログ管理にも対応していないものあり、情報漏えいが発生した際に、それがなぜ起こったのか、発生源が特定できないケースがあります。発生源が特定できなければ、次に情報漏えいを起こさないための対策が取れず、かつどれほどの被害があったのかを判断することも難しくなるでしょう。

　なお、ファイルストレージと似たサービスに、大容量ファイルの送信に特化した「ファイル転送サービス」もありますが、こちらも無料版のサービスにおいて、2019年に大きな情報漏えい事件が発生し、サービスが停止する騒ぎもありました。

　クラウドストレージもファイル転送サービスと同様、社外にデータを発信する機能を持ったものもあります。ビジネスシーンでクラウドストレージを使用するのであれば、セキュリティに優れた有料のサービスを選択するのが望ましいといえます。

クラウドストレージを選ぶ基準とは？

　有料のクラウドストレージを選ぶ際には、いくつかのポイントがあります。

　最も重視すべきは、前項でも取り上げたセキュリティ対策です。クラウドストレージはインターネットを経由して利用するため、2段階認証や多要素認証など、悪意を持った第三者に利用されないような対策が求められます。

　データ消失のリスク対策も重要になります。データを1つではなく、複数のデータセンターで複製し保存するサービスを選択すれば、災害が発生した際も、データ消失のリスクが軽減されます。

　有料のサービスの場合、ストレージ容量を選ぶことも可能です。もちろん容量が大きいほど高額になりますが、かといって容量が少ないと、大容量のファイルを保存しておくのが難しくなり、業務に支障をきたします。多すぎず少なすぎない、自社に適した容量のサービスを選定すべきでしょう。

　クラウドストレージの使い勝手の良さも、サービス選定のうえで重要な要素となります。たとえセキュリティ対策が充実していても、サービスが使いづらい場合、従業員はクラウドストレージを利用せず、結局メールでデータをやり取りしてしまう恐れがあります。そのため、従業員が気軽に利用できる使い勝手のよいサービスが望ましいです。サービスによっては、パソコンのデスクトップ環境と同じようなフォルダ構成で操作できるものもあります。

　データをぞんざいに扱い、情報漏えいを引き起こしてしまえば、企業の信用は大きく失墜し、場合によっては取引停止になる可能性もあります。その一方で、セキュリティにこだわりすぎて使いづらくなってしまっては、デジタル化のメリットである利便性の高さが享受できません。

　ビジネスのデジタル化を進め、より業務を効率化するために、現在のデータの管理方法を見直してみてはいかがでしょうか。

※NTT西日本グループでは恒常的なウイルス監視を行い、メール送信時は誤送信防止の仕組みを導入しています

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