会社の体質改善法(第13回)多拠点連携を円滑に。仕事効率化の4つのヒント

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公開日:2024.03.13

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 複数の拠点を構える企業にとって、拠点間の情報交換・共有・連携を円滑かつ迅速に行うかが業務を遂行する上で重要になる。拠点間の情報のやり取りに手間がかかる、あるいは送り手と受け手の間にタイムラグが生じるようでは業務効率化を阻害するだけでなく、相互の連携不足からビジネス機会を失う恐れもある。社内・社外の情報共有、コミュニケーション環境を見直し、効率的な仕事の進め方を考える必要がある。

多様な働き方に対応するスマホの内線化

 拠点間や取引先とのコミュニケーション手段として長らく固定電話やメールが使われてきた。今後もビジネスに欠かせない情報伝達手段であることは間違いないが、固定電話によるコミュニケーションは通話する相手がオフィスにいることを前提としている。

 だが、テレワークやハイブリッドワーク、社外でのビジネス活動など、仕事場所はオフィスだけではない。代表電話番号による発着信など固定電話の機能性とスマートフォンのモバイル性といった特徴を組み合わせ、社員の多様な働き方やデバイスに対応するコミュニケーション手段を検討したい。その手段として注目されるのが、オフィスにかってきた電話を本人のスマートフォンに着信できる「スマホの内線化」だ。ビジネスフォン主装置に内線アダプターを外付けする方法や、内線通話機能とPBX機能をクラウド上で実現するクラウドPBXの方法がある。

 自宅や外出先でもスマホでの内線通話が可能になり、オフィスでの電話取り次ぎの問題を解決するとともに通話コストの削減が可能だ。また、オンライン会議で利用されるコラボレーションツールを導入したパソコンやスマートフォンを用い、固定電話番号での発着信などが行えるクラウド電話サービスもある。

 そして、データ通信やインターネット接続用に拠点間をVPNサービスなどで接続している企業は、本社側にIP電話対応のビジネスフォン主装置、拠点側にIP電話機を設置して内線化したり、クラウドPBXで拠点間の内線通話を行ったりすることで、通話コストを気にせずに拠点間の通話が行え、音声コミュニケーションの最適化が可能だ。

リアルタイムの情報伝達が可能なチャット…

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執筆=山崎 俊明

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