オフィス・店舗の疑問(第3回)

オフィスのコストを削減するには?

2021.01.19

クリップについて

 企業を安定的に経営するには、さまざまなものにコストを払う必要があります。オフィスに高額なコストをかけると、その分会社の活動も活性化すると予想されます。しかし、オフィスにばかりコストをかけてしまうと、十分な売り上げが出ない可能性もあるでしょう。

 そこで今回は、オフィスのコストを削減する具体的な方法や手順などについて詳しく解説していきます。オフィスのコストを削減したいと考えるなら、ぜひ参考にしてみてください。

オフィスではどのようなコストがかかっているのか

 オフィスのコストを削減する場合、まずはオフィスではどのようなコストがかかっているのかを理解しておく必要があります。ここからは、オフィスにかかるコストを具体的に見ていきましょう。

・オフィスコスト
 建物の賃料やIT機器関連のコスト、消耗品費用などは「オフィスコスト」と呼ばれます。オフィスコストは、社員の人数が多くなるほど多く必要になる特徴があります。そのため、オフィスコストの経費をうまく減らせると、その分、会社も利益を確保できるといえるでしょう。

 オフィスコストの中でも特に大きな割合を占めるのが、建物の賃料です。

・光熱費
 電気やガスなどの光熱費は毎日必ず発生するもので、「エネルギーコスト」と呼ばれます。1年を通して考えると、企業が支払っているエネルギーコストは高額といえます。

 2016年4月に電力小売全面自由化がスタートして電力会社間で価格競争が起こり、エネルギーコストも見直せるようになりました。自社に合った電力会社を選んで契約をすれば、電気料金が低減する可能性があるでしょう。

・人件費
 オフィスコストや光熱費と比較した場合、人件費が占める割合は非常に大きい傾向にあります。しかし人件費は、業務内容や働き方を見直せば削減できる可能性が高いといえます。

 例えば、テレワークを導入すると通勤手当が削減できるのに加えて、オフィスコストの削減にもつながるでしょう。部署をまたいで重複する業務内容がある場合は、一元化するなどの方法も効果的です。

オフィスのコスト削減で期待できる効果とは

 一定の利益を生み出し続けるために、オフィスのコスト削減を検討している企業はたくさんあるでしょう。では、オフィスのコストを削減すると、具体的にどのような効果が期待できるのでしょうか。ここから詳しく紹介していきます。

・労働生産性の向上
 オフィスのコストを削減すると、労働生産性が向上します。これまで「大きな利益を上げる企業は、オフィスの規模も大きい」イメージが広く持たれていました。しかし、2020年現在、新型コロナウイルスの影響などでオフィスを縮小する動きがより活発化してきました。オフィススペースが縮小するとその分移動時間も減少し業務効率が向上します。

 また、社員の業務を可視化して組織内で共有すると、協力体制が強化される可能性が高く、労働生産性の向上につながります。同じ部署で働く社員同士で業務内容をチェックし合えると、高いモチベーションを維持しながら仕事に取り組めるようになるでしょう。

・業務の効率化
 業務の効率化を実現するために、ITを活用する方法があります。例えば、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)を導入すると、これまで人間が行っていた単純業務はロボットに任せられることが期待できます。ITを活用して業務の効率化をすると、コア業務により集中して取り組めるメリットがあります。

・企業価値の向上
 オフィスのコスト削減を正しいやり方で行うと、企業の価値は向上していきます。例えば、テレワークやフレックス勤務などの制度を導入すると、社員の出社の必要性をなくせて、オフィスコストは削減できます。一方で、新たな勤務形態により柔軟な働き方ができるようになり生産性がアップすれば、企業価値も向上するでしょう。

オフィスにかかるコストを削減する方法

 オフィスにかかるコストを削減したいなら、削減方法について具体的に検討していきましょう。ここでは、オフィスにかかるコストを削減する効果的な方法について3点紹介します。

・オフィスコスト
 オフィスコストは、費用全体で占める割合も大きい傾向にあります。オフィスコストの削減は比較的簡単に行えるといわれます。ぜひ見直しをしてみましょう。

 オフィスコストを削減する方法は、複数考えられます。中でも、オフィスの移転は効果的です。現在のオフィスよりも規模が小さく賃料の安いオフィスに移転すると、それだけでコストは大幅に削減されるでしょう。

 ほかに、印刷費や消耗品代などもオフィスコストに含まれます。これらの費用を削減したい場合は、社内ルールを明確に設けるのも効果的です。一例として、「社内資料の印刷は基本モノクロ、必要に応じてカラーにする」などを共通ルールとして周知徹底し実践すると、インク代や用紙代が節約できます。

 また、雑費の見直しをするのも効果的です。会計帳簿において「雑費」と分類されるものの中には、無駄な経費が含まれている可能性があります。1つひとつの費用は少額でも、雑費を定期的に見直せばコストは削減できるといえるでしょう。

・光熱費
 企業の電力コストのうち、およそ4割は照明であるといわれます。そのため、社員の残業が慢性化している企業の場合は特に、残業を減らす取り組みをすると効果的です。

 また、光熱費を減らしたいなら、テレワークの導入も検討してみましょう。テレワークを導入した場合、それぞれの家庭で照明やエアコンを利用することになり、家庭の光熱費は増加します。しかし、総務省の「平成22年度次世代のテレワーク環境に関する研究調査」によると、テレワークの導入で増えた各家庭の電力消費量を考慮しても、全体における1人当たりの電力消費量は14%削減できるという興味深い試算が示されています。

・人件費
 ICTツールの導入で、人件費は削減できます。ICTツールにはさまざまな種類があるため、目的に応じたものを選ぶことがポイントです。例えば、RPAを導入して手動の業務を自動化し、人件費削減につなげるという方法はとても効果的です。

 ほかに、テレワークを導入して、通勤手当の削減をする方法もあるでしょう。テレワークを導入すると毎日満員電車に揺られての出勤も軽減され、従業員満足度の向上も期待できます。

オフィスにかかるコストを削減するまでの手順

 オフィスにかかっているコストを削減したいと考えても、目標の設定がなかったり、従業員の同意が得られなかったりすると、順調に進みません。コストを削減するまでの一般的な流れについて把握し、参考にしてみましょう。

・現状のコストの把握
 「コスト削減をしよう」と、具体的なプランのないままオフィスコストや人件費などをカットしてしまうのはとても危険な行為です。オフィスにかかっているコストを効果的に削減したいなら、現状でどのようなコストがかかっているかについて正しく把握しておきましょう。

・コストの分析、検証
 現在のコストの把握ができたら、続けて分析、検証を行っていきましょう。オフィスのコストを分析すると、削減すべきものと、削減してはいけないものが見えてきます。例えば、オフィスコストを削減しようとしているなら、社員に聞き取りを行うなどして見極めをするとよいでしょう。

・経費削減案の立案
 具体的な経費削減案を提案することで、コスト削減に対する社員の理解が得られやすくなります。例えば、社員に説明や明確なプランがないまま人件費を削減しようとすると、士気が下がるのは目に見えています。経費削減案を立てるときには項目ごとに検討したほうが、取り組みやすくなります。

・目標の設定
 コストを削減するには、会社全体で目標を共有することが大切です。目標を設定し、「なぜ、今この取り組みが必要か」を社員に説明したうえで実施すると、少しずつ目標の達成に近づきます。

・経費削減案の実行、改善
 経費削減案が完成したら、いよいよ実行に移していきましょう。効果的だと思っていた経費削減案でも、実際に取り組んでみるとさまざまな問題が見えてくるものです。例えば、経費削減案を実行して従業員の負担が軽減しない場合は、削減案を見直す必要があるでしょう。

事業所規模に合わせた柔軟なプランをご提案!NTT西日本の「IP電話(ひかり電話サービス)」

 オフィスには、大きく分けて「オフィスコスト」「光熱費」「人件費」の3つのコストがかかっています。オフィスのコストがかさむと、その分、利益も伸び悩む可能性が高くなります。そのため、常にコスト削減を考えている経営者は多いでしょう。

 正しい方法でコストの削減をすると、社員のモチベーションや満足度を向上させたり、より働きやすい環境の実現につながったりする効果も期待できます。会社全体でオフィスのコストの削減に取り組むのは、意味のあることといえるでしょう。

 オフィスのコストを削減しようと考えているなら、通信環境を見直すという選択肢もあります。NTT西日本の「IP電話(ひかり電話サービス)」は、以下の特徴があります。

・効率的な通信でトータルコストダウン
 ネットワークソリューションの活用により、通信費を低減できる可能性があります。

・電話番号はそのまま
 現在の電話番号を、一部を除き継続利用できます。

・高品質で通話
 フレッツ光を利用しているため、対応する通信端末が必要ですが、高品質な通話が実現します。

 また、「IP電話(ひかり電話サービス)」なら、事業所の規模に合わせたプランが選べます。NTT西日本では「ひかり電話オフィスA(エース)」「ひかり電話オフィスタイプ」「ひかり電話」の3つのプランを用意しています。使用回線数に合ったプランを選んで、オフィスのコスト削減を実現しましょう。

※ひかり電話のご利用には、「フレッツ 光ネクスト」「フレッツ 光ライト」、または一部の光コラボレーション事業者が提供する光アクセスサービスの契約・料金が必要です
※0039等の電気通信事業者を指定した発信など、一部かけられない電話番号があります。停電時は利用できません
※ひかり電話オフィスA(エース)のご利用で、ナンバー・ディスプレイ未対応電話機をご利用の際は、電話番号表示ができず、また通話できない場合等があります

※掲載している情報は、記事執筆時点のものです

SID : 00156003

執筆=大賀 悠輝

執筆=大賀 悠輝

カフェ経営やフードインストラクターの経験・知識を活かして、飲食店開業や経営の基礎知識、食育関連など、幅広い分野で執筆をおこなうフリーライターとして活躍中。

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