改めて考えるデータの保管・共有法（第1回）NASをクラウドに変えると、どのようなメリットがあるのか

　NASには遠隔利用、セキュリティリスク、カスタマイズ性の面で課題がありますが、これらのマイナス面は、クラウドストレージを利用することで解決が可能です。

　クラウドストレージは、インターネット上に設置されたストレージにファイルを保管するサービスのことです。クラウドストレージの最大のメリットは、社内だけでなく社外からもアクセスできる点にあります。

　NASは社内に設置されたストレージにアクセスするため、基本的には社内での利用を想定していますが、クラウドストレージはインターネット上のストレージにアクセスするため、社内でも社外でも利用可能です。テレワークや出張時でも、インターネットに接続できる環境であればどこでもアクセスできます。

　さらに、NASと同様、クラウド上で複数のメンバーによるファイルの共同編集にも対応しています。例えばWeb会議中に、参加メンバー全員で1つのファイルを見ながら、資料を逐一更新していく、といった業務にも対応できます。

クラウドストレージなら、メールにファイルを添付しなくてもファイルが共有できる！

　クラウドストレージがNASと特に大きく違う点は、顧客や取引先など社外の人ともファイル共有が容易になる点です。

　メールでファイルを共有する場合、一度パスワード付きzipファイルに変換して送付し、その後パスワードが記載された別メールを送付しているケースも多いかもしれません。このファイル共有方法は、識者から“手間がかかるうえ、セキュリティ面でも危険がある”と指摘を受け、日本政府や一部の企業ではすでに廃止されています（いわゆる「PPAP問題」）。

　しかし、クラウドストレージであれば、そもそもメールには何も添付せず、保管場所のURLのみ記載されるため、メールは1通で済むうえ、パスワードを共有する必要もありません。もちろん大容量のファイル共有も可能です。

　BCP対策としてもクラウドストレージは有効です。クラウドストレージ上にアップされたデータは、サービス提供会社が契約するデータセンターに保存されます。多くのデータセンターは災害のリスクが低い場所に建てられているため、たとえオフィスが被災したとしても、ストレージにアップしているデータが破損する可能性は低いです。

　このほか、NASは本体とハードディスクを購入し、オフィス内に設置して社内ネットワークに接続する必要がありますが、クラウドストレージではその手間は不要になります。初期費用も不要で、月額もしくは年額の利用料金のみでスタートできます。ストレージの容量や同時接続人数は随時変更できるため、自社に合った運用が可能になります。

　もし自社のビジネススタイルが「外出するスタッフが多い」「テレワークをより本格化したい」「社外の人とデータをやり取りする機会が多い」のであれば、NASをクラウドストレージに切り替えることで、業務効率化やコスト削減などのメリットが得られるかもしれません。選択肢の1つとして、検討してみても損はないでしょう。

※NTT西日本グループでは恒常的なウイルス監視を行い、メール送信時は誤送信防止の仕組みを導入しています

※掲載している情報は、記事執筆時点のものです