働き方改革関連法案対応やテレワーク一般化の流れの中で、勤怠管理に新しい潮流が生じている。従来の人事労務管理では対応が難しい状況でも、クラウド型人事労務ソフトを活用すれば解決できることが多くあるからだ。

　クラウド型人事労務ソフトは、自社で所有するサーバーやパソコンにインストールして使用するオンプレミス型ソフトではなく、インターネットを通じて利用するタイプの人事労務ソフトのことだ。法律で求められる書式や税率、控除額などは毎年のように変更されるが、そうしたときも自動的にアップデートされるため、新しいソフトを購入したり自分でバージョンアップをしたりする必要はない。

　労働時間、年次有給休暇の取得状況などはスマホやタブレットを通じて把握でき、データから年次有給休暇管理簿などの必要書類も容易に作成できる。社外からもデータにアクセスでき、さらにデータは自動的に保存され、保存し忘れや保存の手間がない。従業員と人事労務担当者の両方にメリットがある。

個別特化型と統合型

　人事労務分野の業務は多岐にわたる。クラウド型人事労務ソフトは、業務ごとにカバー分野が分けられた「個別特化型」と、人事労務関連の業務におけるかなりの分野をカバーした「統合型」の2種類に分けられる。

　個別特化型でよく知られているのが、OBCの「奉行シリーズ」。人事管理システムの「人事奉行クラウド」、給与計算システムの「給与奉行クラウド」、勤怠管理士システムの「就業奉行クラウド」など、業務ごとに分かれたソフトがクラウドを通じて提供される。就業奉行クラウドには勤務間インターバルの自動チェック機能、メンタルヘルス不全や休職リスクの防止機能が付くなど、きめの細かい機能が特長だ。

　マネーフォワードも個別特化型のクラウドソフトをラインアップしている。給与計算の「マネーフォワードクラウド給与」、勤怠管理の「マネーフォワードクラウド勤怠」、マイナンバー管理の「マネーフォワードクラウドマイナンバー」などがある。

　SmartHRの「SmartHR」は、人事情報の管理を中心としたクラウド型人事労務ソフトだ。入退社の手続きに必要な書類・申告書を自動作成するなど、人事業務のサポートに力を発揮するソフトだ。

　こうした個別特化型は、そのソフトがカバーする領域に関して細かな機能を備え、利便性が高い。しかし、各社が提供する個別特化型ソフトを組み合わせて業務フローを構築すると、問題が生じるケースがある。

　例えば、個別特化型のソフト同士の連携が十分でない場合、データを連係しやすいCSVファイルにして出力し、別のソフトに入力する手間がかかる。そうなると、どのタイミングでCSVファイルを作るかといった業務フローを定めなくてはならず、管理の手間が膨らむ。また、個別にソフトを用意しなくてはならないので、トータルコストが高くつきがちだ。

統合型ならデータ連係で大幅に省力化できる…