専門家が伝授する経営突破ナビゲーション(第10回)電子帳簿保存法の改正で義務化される「電子取引のデータ保存」

法・制度対応

2022.03.02

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 2022年1月、電子帳簿保存法が改正されます。この改正には、電子取引のデータの保存方法に関するものも含まれ、企業に勤める会社員や店舗経営者、個人事業主などの立場に関わらず、すべての人が意識しておくべきものです。では、どのような点が改正され、何に注意をすればいいのでしょうか?

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法が制定された背景

 「電子帳簿保存法」とは、元帳などの会計帳簿や、請求書や領収書などの主に会計関連の書類をデータで保存することを認めた法律です。

 この法律ができる以前も、帳簿や取引を示す書面は保存が義務づけられていました。ただ、当時はデータでの保存よりも、現物である紙が重要視される時代であり、コンピュータで作成した帳簿データであっても、データでの保存は認められませんでした。そのため、経理担当者はすべてのデータを紙でプリントアウトし、ファイル等で物理的に保管しなければならなかったのです。それが1998年になって、業務の効率化を目的として電子帳簿保存法が施行されました。

時代とともに行われた法改正

 電子帳簿保存法は、制定から現在まで何度か法改正が行われてきましたが、これは社会状況の変化に対応するためです。

 例えば2005年の法改正では、紙の書類をスキャンし、データで保存することが可能となりました。つづく2016年には、スマートフォンやデジタルカメラで撮影したデータの保存も認められるようになりました。

 このように、時代とともに企業が対応しやすい形へと変化しています。今回の改正もその一環といえるでしょう。

今回の法改正の内容は?

 今回の法改正における大きな変更点は「電子取引に関する書類の保存方法」についてです。電子取引に関する書類とは、たとえば取引先とのメールに添付されたPDFの請求書や、ECサイトで会社の備品などを購入した際にダウンロードしたPDFの領収書などをさします。今までは、印刷し紙で保管することも可能だった電子取引に関する書類が、2022年1月からは電子データとしての保管が義務化されます。「電子で受け取ったものは印刷せずに電子で保管しなさい」ということです。

 注意点は、経理上のすべてのデータを電子化するということではないこと。電子化が義務付けられるのはあくまで電子データで受け取ったもののみです。紙で受け取ったものに関しては、今まで通り「原則紙で保存だが、電子データ化して保存することも可能」ということに気をつけてください。

 また、原則紙で保存すべき書類をデータ保存に変更する際には、税務署に対して事前に申請が必要でしたが、今回の改正によって緩和され、申請が不要となりました。

単なるデータ化ではない、2022年以降の注意点

「パソコンの中に保存すればOK」ではない…

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執筆= NTT西日本

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