新規顧客開拓のため訪問した会社を、もうすでにほかの営業担当者が回っていた……といったことはないだろうか？ これは労力と時間の無駄もさることながら、相手先にもあまり良い印象を与えない。
また、久しぶりに連絡を取る顧客の場合、組織変更や人事異動等により部署や肩書が変わってしまっている可能性もある。会社として社内の誰かが変更の連絡を受けているにもかかわらず、古い情報を基に営業活動をしていると失礼になりかねない。その上、異動などにより担当者が代わってしまっていた場合、連絡を取るまでに時間がかかるなど、ビジネスの機会損失を招いてしまうかもしれない。
営業担当者一人ひとりが、個別に仕事の取引先や顧客の電話番号・メールアドレスを携帯端末に保有する状況では、“情報の管理”という観点から見て効率が悪いといえる。
これらを防ぐために、社内で共有する情報を逐一、更新・共有できれば良いのだが、なかなか実行に移せない。日々の業務に追われてそこまで及ばない、というのが営業担当者の本音だろう。
営業担当者に労力をかけさせることなく、効率的に顧客情報の鮮度を上げる仕組みをつくり、本来やるべき営業活動に専念できるようにすることが、最終的には会社の利益につながるのではないだろうか。
“個人のアドレス帳”を“みんなのアドレス帳”にするメリット
それぞれ社員が得た情報を社内で一括管理できるアドレス帳にし、共有することができれば、誰もが鮮度の高い顧客情報を基に動けるようになる上、管理者を決めておけば、おのおのの入力や更新の手間もかなり省けるはずだ。
最近よく聞く“クラウドサービス”を利用すれば、アドレス帳の共有・活用は難しくない。専用のクラウドアドレス帳サービスやスマートフォン用アプリも増えてきたので、これらを使えば常に最新のデータを効率良く共有・活用することができる。
先述した新規顧客開拓に取り組む場合、すでに登録されている会社を避けることで、営業の効率化が狙える。また、アドレス帳にデータが存在した場合は、既存の人脈を利用して事前に情報を入手できるなどのメリットもある。類似するものとして、名刺を会社全体で共有できるサービスが挙げられる。
外出した際も、クラウドアドレス帳にアクセスする機器（スマートフォン、パソコンなど）とネット環境さえあれば、「どこでもオフィス感覚」で最新の情報を確認し、顧客などの対応に活用できる。
“個人のアドレス帳”を社内共有の“みんなのアドレス帳”にすることで、特定の顧客に対して営業担当者だけでなく、社内におけるこれまでの対応状況や人脈まで共有する機会もできる。部署をまたいだマルチなアプローチも可能だ。
アドレス帳を顧客リストと考え、鮮度の高い情報を共有する――。これに意識して取り組むことで、既存の顧客情報に加え、新たな営業活動の効率化ツールとして活用し、営業力強化につなげていきたいものだ。
