ビジネスを加速させるワークスタイル(第6回)その会議、本当に必要ですか?

働き方改革

2016.03.23

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 ビジネスの効率化や生産性の向上といった命題に加え、仕事と生活を両立するワーク・ライフ・バランスなど、「多様な働き方」に企業が注目しはじめている。ワークスタイルの変革に乗り出す企業は少なくない。

 ワークスタイルを変革する中で、考えるべきポイントの1つが会議の方法。会議の必要性は否定できないが、勤務形態が多様化する中で、会議の方法にも変化が求められている。新しいワークスタイルのポイントの1つは時間や場所にとらわれずに働くこと。そんなワーカーが多くの時間を割いて、会議室に集まって顔を突き合わせることが必要なのだろうか。

参加者に嫌われる会議

 企業規模や業種に関係なく、会議が全く必要ないという企業はほとんどないだろう。しかし、定例だからという理由で“会議ありき”になってしまっているケースも珍しくない。ワークスタイルの変革の中で求められるのは、必要な会議は短時間で効率的に行うことや、集まらなくてもコミュニケーションが取れる仕組みづくりだ。

 そのための第一歩が「その会議は本当に必要かどうか」を考えること。部門内の業務報告や方針説明のような会議であれば、わざわざ部員を集めるまでもなく、紙に書いて回覧したり、メールで同報したりすれば済む可能性が大きい。

 会議を開く必要があると判断したのであれば、次に効率化を徹底する。そのためには、あらかじめ参加者に会議のテーマを伝えておき、資料もメール添付などで事前に配布して、会議前に事前に確認してもらっておく。これにより、資料の説明の時間が省け、本題にすぐ入れる。

会議の在り方を変える方法とは…

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執筆=山崎 俊明

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