強い会社の着眼点(第17回)見逃し多数、こんなにも紙文書

業務課題 デジタル化

公開日:2023.06.30

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 「ペーパーレス」は、企業にとって古くて新しい課題だ。ペーパーレスを進めることで紙や印刷、保管スペースなどのコストを削減できる。文書・書類を電子化してファイルサーバークラウドストレージに保管することで社内に散在する情報の検索が容易になり、本社・拠点を含め全社的な生産性の向上が可能になる。さらに紙の使用を減らすことで環境保護、SDGsの取り組みに貢献できるなど、ペーパーレスにはさまざまなメリットがある。

出番がなくなる「紙の会議資料」

 ペーパーレスを推進する企業も少なくないが、「紙」にこだわる企業も確かに存在する。こうした企業では、なぜペーパーレスが進まないのか。ペーパーレスに対する“抵抗勢力”が一定数いるからだ。例えば、会議資料にしても、手元に紙の資料があれば議事内容も分かりやすく、メモなどの書き込みもできる。顧客・取引先への提案書にしても、紙を持参して説明した方が相手も理解しやすい。そんなことはない、という声も聞こえてきそうだが、業務経験が豊富な「ベテラン」と呼ばれる層の中には、紙を前提にした仕事のやり方をしてきた人もいるのではないか。

 だが、こうした仕事の仕方は見直す時期に来ているのかもしれない。会議にしても、コロナ禍を経てオンライン会議が定着し、プレゼンテーションソフトで作成したデジタルの資料を共有しながら会議を行うことも増えた。多くの企業では「紙の会議資料」の出番が少なくなっているのが実情だろう。

 顧客・取引先への提案資料も同様だ。デジタル化した提案書を前もって先方にメールで送付したり、クラウドストレージにアップロードしたりする。対面での商談であっても、デジタルの提案書をノートパソコンやタブレット端末で参照しながらプレゼンテーションするといった仕事の進め方が可能だ。

「紙」を減らして企業体質を強化。情報管理にも効果的なペーパーレス…

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執筆=山崎 俊明

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