出張はビジネスに付き物。今日も多くのビジネスパーソンが国内、海外を問わず各地を飛び回っている。しかし、出張にはコストがかかっていることを忘れてはならない。移動のための交通費や宿泊代という明確な出費だけでなく、移動中は通常業務もできない。これらの負担は本当に成果に見合っているのだろうか。

　そこで大切なのは、出張の目的を明確にすることだ。つまり、出張先で行う業務を分析して、本当に必要なのかを判断する。取引先の生産現場の視察や、自社で新しく設ける工場や物流施設の確認、重要な契約の締結といった目的なら、そこに行かなければならない。取引先経営者への表敬訪問も、時間をかけて来訪すること自体が意味を持つ。

　一方、取引先担当者との定期的なミーティングや、他拠点の同僚との打ち合わせなら、主要な目的は情報交換だ。実際に集まって顔を合わせるメリットはあるが、それは毎回でなくても構わない。

　上記のような分析、仕分けで現地に赴く必要がある出張に絞ったら、次のステップとして、旅費や宿泊費を適切に管理する仕組みを設けよう。今年7月、政府は国家公務員の出張費精算に関する改善計画を発表した。これは旅費の支給基準やルートの選び方を統一することで業務効率化を実現するための施策だ。政府が推進する「働き方改革」の一環としての役割を持っている。

　出張コストを適切にチェックするには、一元管理が望ましい。最近は、簡単に出張コストを一元管理することができる企業向けサービスも登場している。代表的な2つを紹介しよう。

無駄な出張の省き方…