会議資料のプリントアウトは年10万円以上無駄？

強い会社の着眼点（第2回）

会議資料のプリントアウトは年10万円以上無駄？

2016.10.12

　あなたの会社では1週間に何回くらい会議を開いているだろうか。ほとんどの会社で、経営会議や部門会議、拠点の責任者が集まる支店長会議など、さまざまな会議が行われている。

　会議を開催するにはコストがかかる。例えば、支店や営業所など多くの拠点を持つ場合、会議のたびに本社に移動する時間が取られ、交通費もかかる。このコストを削減するための手段として、テレビ会議や音声会議の活用が考えられる。

　出席者に配付する資料も会議のコストといえる。誤解のないように言えば、資料が不必要なわけではない。会議のためにわざわざ紙で印刷・配付するコストの削減を考えたい。自分が出席している会議を思い起こしてほしい。営業会議では売り上げ報告などが記載された会議資料を参加者の人数分コピーして配付する。会議終了後、その資料はどうなるか。参加者が各自持ち帰ってファイルに保存することも多い。だが、それが増えれば、保存スペースの問題などから結局はシュレッダーにかけられてしまう。紙の会議資料が「資源の無駄遣い」になることを認識すべきだ。

　資源の無駄遣いに加え、紙の資料配付には、紛失などによる情報漏えいにつながるリスクも潜んでいる。情報漏えいの要因として紙媒体が最も多いという調査報告（※）もある。