“新常態”に対応せよ（第4回）「紙問題」は複合機で解決する

　仕事には紙がつきもの。そんな業務の進め方が当たり前の読者も少なくないだろう。ペーパーレスだの電子化だのといっても、発注情報はFAXで送られてきて、請求書は郵送するのだから、紙は切っても切れない。コロナ禍でテレワークやリモートワークが推奨されても、業務で必要な紙が勝手に空を飛んで自宅までやってくるわけではないから、自分が職場に出向くしかない。

　ワークスタイルの変革が叫ばれて久しい。大企業ではさまざまな電子化の取り組みが進められ、取引先とも電子的なやり取りが可能になり、コロナ禍への対応もある程度スムーズに進んだ感がある。しかし中小企業では取引先との間のやり取りがFAXや郵送書類というケースが少なくない。そのため変化への対応が難しかった。FAXで送ってくる顧客に「明日からは電子メールでお願いします」とは言いにくい。在宅ワークに切り替えたくても、紙が業務を回す仕組みに阻まれて、うまい軌道修正の仕方が見つからないのだ。

　そんな悩みを抱える中小企業の皆さんのオフィスを見てみよう。FAXを受信するのはどんな機器だろうか。FAXや郵送する書類を印刷するのは、どんな機器だろうか。家庭用のFAXを大切に使っている個人商店などを除けば、FAXやスキャナー、プリンターといった機能を併せ持つ複合機がオフィスの業務の中核にあるケースが多いだろう。

複合機は紙をデジタル化するハブに…