ビジネスを加速させるワークスタイル(第1回)スマートフォンは手放せない。だからこその課題

音声通話 働き方改革 スマホ

2015.12.16

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 メールやテキストメッセージ、グループウェアという手段で仕事のコミュニケーションや連絡を取る場合も多くなってきているが、まだまだ音声電話は仕事でのコミュニケーションの主流だ。

 筆者は以前とある中小企業の事務職をしていた頃、顧客からよく営業担当者に向けて、電話がかかってきていた。「○○はただ今外出しております。折り返しお電話いたしましょうか」などと応対して、営業担当者の社用の携帯電話に連絡を取り、本人が外出先から顧客に電話をかけていたのだが、営業担当者が客先や移動中などで、すぐに連絡がつかないケースも多かった。

 携帯電話に連絡をしてもつながらなかった場合、留守番電話やメールに伝言を入れて対応していたが、営業担当者に伝わっているのか確認のしようがない。場合によっては、顧客への対応が完了するまでに、相当なタイムラグが発生してしまう。

 このような対応が続いてしまうと、「○○さんはいつも留守だねえ」とか「いったいいつ電話したらいいわけ?」などと、嫌み混じりに言われてしまうこともしばしばあった。そもそも「営業担当者は外出が多く、物理的にレスポンスが遅くなってしまう」のはこちらの事情。顧客にしてみれば、用事の大小や重要度はそれぞれ違うにしても、その都度、すぐに本人と連絡が取れて用件を済ませたいところだ。

 筆者は電話応対をする中で、顧客のいらだつ気持ちもよく分かるし、営業担当者が多忙なのも重々承知している。顧客と営業担当者との間で、何かもっとスムーズにつながる方法がないものかと考えていた。

さまざまなサービスで、コミュニケーションロスを回避したい…

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執筆=青木 恵美

長野県松本市生まれ。独学で始めたDTP(パソコンによる机上出版)がきっかけで、IT関連の執筆を始める。執筆書籍は『Windows手取り足取りトラブル解決』『見直すだけで安くなる、スマホおトク術』など20冊あまり。Web媒体は日経XTECH、Biz Clipなどに執筆。日経XTECHの「信州ITラプソディ」は、10年にわたって長期連載した人気コラム(バックナンバーあり)。紙媒体では日経PC21、日経パソコン、日本経済新聞などにも執筆。現在は、日経PC21に「青木恵美のIT生活羅針盤」、Biz Clipに本連載「IT時事ネタキーワード これが気になる!」を好評連載中。

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