ビジネスを加速させるワークスタイル(第2回)共有すべきは「予定」より「状況」

業務・勤怠の管理

2016.01.20

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 社内のメンバーに用事があって連絡を取りたいときは、相手の部署の内線電話を呼び出すのが定番だ。これで連絡がつかない場合は、内線を取った人に対して「○○さんが席に戻り次第、連絡してもらえるよう伝えてください」などと伝言を残す。

 当たり前だが、デスクワーク中心のメンバーでも、ずっと自席にいるわけではない。打ち合わせや会議などで離席しているかもしれない。

 そもそも、「プレゼンス」と呼ばれる在席状況については、名前の札を裏返して在席・外出を示したり、外出先や理由をホワイトボードに書いたりと、アナログな手段を使用しているところがまだまだ多い。

 最近ではグループウェアなどを使い、社内のメンバーの予定を確認できるサービスを導入するケースも増えてきたが、主な用途はスケジュールの共有だ。グループウェアの利点というのは他人の空いている時間を、本人に聞かなくても確認できるところにあるはずだが、急な予定変更や移動などの正確な状況を共有するには困難な場合もある。

「予定」と「状況」は違う…

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執筆=青木 恵美

長野県松本市生まれ。独学で始めたDTP(パソコンによる机上出版)がきっかけで、IT関連の執筆を始める。執筆書籍は『Windows手取り足取りトラブル解決』『見直すだけで安くなる、スマホおトク術』など20冊あまり。Web媒体は日経XTECH、日経トレンディネットなど。日経XTECHの「信州ITラプソディ」は、2008年より10年にわたって長期連載した人気コラム(現在でもバックナンバーあり)。日経パソコン、日経PC21、日本経済新聞などに多く執筆。現在は、日経PC21に「青木恵美のIT生活羅針盤」、日経パソコンに「ちょっと気になるITアラカルト」を好評連載中。

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