ニューノーマル処方箋(第1回)

成果が出るテレワーク、出ないテレワークの違いとは

2020.11.10

クリップについて

 コロナ禍で中小企業はテレワークをどう実践すべきか?テレワークICT協議会会長の三島浩一氏が現場を知る“プロ”の立場から経営者や管理者が行うべきポイントを解説します。

<目次>
・まず「分からないから感じる不安」を取り除く
・生産性低下の原因は「紙とハンコ文化」にある
・メールやチャットの使用時間を限定して業務に集中
・「朝メール・夜メール」で仕事を見える化

まず「分からないから感じる不安」を取り除く

 2020年4月7日の緊急事態宣言をきっかけに、多くの企業にとってテレワークは、「働き方改革に含まれる可能性の1つ」から、「今解決しなければならない目の前の課題」となりました。IT企業によるテレワークの全面導入や、オフィスの削減といったニュースを目にすると、テレワークはすでに一般化したような印象を受けますが、三島氏は「大企業と中小企業でテレワークの浸透状況に大きな差がある」と語ります。

テレワークICT協議会会長
actuarise株式会社代表取締役
三島浩一氏

 大企業の多くは、緊急事態宣言の前から、テレワークに必要なツールや環境をある程度整備していました。ITベンチャー企業も、コラボレーションツールなどを普段から使っていたことでテレワークでの業務にスムーズに移行しましたが、それ以外の中小企業の多くは、いまだにツールの導入すら進んでいないというのです。

 三島氏によると、ツールの導入をためらう理由の1つに、コストの問題を挙げる経営者が多いとのこと。しかし、実際にはコストはそこまでかからないようです。

 「サブスクリプション方式で提供されるクラウドサービスなら、社員1人当たり月数百円から利用できます。テレワークのために必要十分な機能を備えているので、ためらわずに導入を進めてほしいです」

 別の理由としては、「セキュリティ面が不安」という声もあるといいます。この点について三島氏は、経営者や管理者が、その不安に対して向き合っていないのではないかと指摘します。

 「テレワークでセキュリティに不安に感じるのは、どんな脅威があるのかよく分かっていないからです。何がどれだけの脅威になるのかをきちんと理解すれば、気を付けるべき点も明確になります。

 例えば、ファイルの重要度を分類して、『情報漏えいが許されないファイルは在宅で使わない』ルールを作れば、心理的障壁も取り除けるでしょう。パソコンの持ち出しによる紛失が不安なら、ハードディスクごと暗号化する方法もあります。具体的なリスクを挙げて対策を検討すれば、過剰に恐れる必要がないことも分かってきます」(三島氏)

 一方で、「ウチの社は大して重要な情報を持ってない。こんな小さな会社をわざわざ狙ってきたりしないだろう」と、経営者や管理者が楽観的に考え、セキュリティ対策がおろそかになっている企業もあるようです。しかし、三島氏はこう警告します。

 「そういった企業にお伝えするのは、『取引先に大きな企業はありませんか?』ということです。昨今のサイバー攻撃では、大企業のサプライチェーンに入っている中小企業を踏み台にして、大企業を狙うケースもあります。自社のセキュリティ対策の甘さが原因で取引先に損害を与えるようなことがあれば、ビジネスの死活問題になります」

 社内にセキュリティ知見がある人材がいない場合は外部企業の力を借りることも必要です。昨今では、システムやネットワークなどにセキュリティリスクがないかを無料で調査できるセキュリティ診断のサービスもあります。

 脅威を知り、正しく恐れ、正しくセキュリティ対策をしたうえでテレワークの環境を整えるのが、どの企業にとっても重要なのです。

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三島 浩一(みしま こういち)

三島 浩一(みしま こういち)

パナソニック販売子会社に新卒で入社後、デジタルアーツ株式会社、EMC(現:Dell EMC)の日本法人を経て2013年8月にactuarise株式会社を設立。2015年にテレワークICT協議会を立ち上げ、全国で講演を行う。著書に電子書籍『業務効率を格段にあげる「チームToDo」という発想』。株式会社ワーク・ライフバランスのコンサルタント養成講座修了。

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