オンライン会議お悩み相談室(第7回)Teamsのチャットが文字ばかりでつまらない

働き方改革 遠隔会議

2021.07.29

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■お悩み
オンライン会議のためにTeamsが導入され、チャットの利用も少しずつ広がってきました。でも、文字が並ぶばかりでコミュニケーションがうまくできているとは思えません。LINEなどのように表現力を豊かに、分かりやすくコミュニケーションできるようにしたいです。(埼玉県 J.Kさん)

 

■お答え
絵文字で気持ちや状況を添え、書式設定で表現力を豊かに

 チャットは便利なツールです。挨拶文などを添える慣習があるメールと違い、単刀直入に要件を書いても失礼にならない印象がありますし、すぐに返事がもらえた場合は会話をしているようなスムーズな意思疎通ができます。オンライン会議をしていないときも、Teamsはコミュニケーションツールとして起動している場合が多いでしょうから、チャットを有効に使えますよね。

 しかし、簡潔といえば聞こえはいいですが、おっしゃるようにチャットではどうしても文字が中心になり、そっけないやり取りにも感じられてしまいます。チャットのやり取りの最後に、「ありがとうございます」「よろしくお願いします」などの挨拶が繰り返される場合もあるでしょう。人間関係を気にするビジネスパーソンにとって、文字だけでつながっている人とのやり取りを自分から終了させるのは、ちょっと抵抗があったりするのかもしれません。

 そんなときは絵文字を使ってみましょう。Teamsの絵文字はLINEのスタンプのような機能で、イラストを使ってコミュニケーションができるのです。入力欄の下にある顔マークをクリックするとさまざまな種類の顔が表れ、この中からイラストを選んでチャットに挿入できます。顔のイラストだけでなく、人間、動物、食べ物、建物などさまざまな絵文字が用意されています。チャットのやり取りの最後などに笑った顔文字を付けるだけでも、柔らかいコミュニケーションになった気がするでしょう。絵文字はチャットに気持ちの味付けをするときに役立つ機能です。

▲チャットの入力欄の下にある顔マークには数多くの絵文字(少し動くアニメーション付き)があり、ここから選んでチャットに挿入できる

 

 顔マークの横には「GIF」というアイコンがあります。こちらは、GIPHYと呼ぶGIFアニメーションを挿入するボタンになります。開いた画面には多彩なGIPHYが表示され、検索機能を使えば気持ちに合ったGIPHYも探せます。とはいえGIPHYの中にはくだけた雰囲気のものもありますから、上司などとのコミュニケーションには使いにくいものもありそうですね。

▲「GIF」のアイコンを選ぶと、GIFアニメーションの「GIPHY」を挿入できる

 

引用や水平線などを使って分かりやすく…

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執筆=岩元 直久

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