Biz Clip調査レポート（第30回）いまだ紙を使う業務は。文書管理実態調査2022

　業務のデジタル化が推進されて久しい。特に2020年以降テレワークが急速に浸透し、これまで紙ベースで行われていた文書管理がデジタルに置き換わってきている。企業においてどのように紙の文書が使われ、管理されているのか調査を行った。紙文書のデジタル化に際してニーズの高い技術であるOCR（光学的文字認識、画像データ内の文字情報をテキストデータ化する技術）についても、併せて活用度合いを聞いた。調査は2022年7月、日経BPコンサルティングのアンケートシステムにて、同社保有の調査モニター3411人を対象に実施した。

直近2年間で紙文書が大きく減少

　企業の業務の中で、紙の文書が介在する業務工程について聞いたところ、最も多かったのは「契約・申請書類」の62.5％となった。2番目には「取引先・顧客への請求・見積もり」（46.3％）、3番目には「社内会議資料」（39.7％）が入った（図1）。2020年3月に行った同調査と比較するとトップ3の順位は変動ないものの、「契約・申請書類」が4ポイント減、「取引先・顧客への請求・見積もり」は11.6ポイント減、「社内会議資料」にいたっては15.1ポイント減という結果が出た。ここ2年で大きく紙文書比率が減少しているといえる。

　紙の文書が介在する比率が低い「顧客情報・カルテ」（15.6％）、および「業務・案件の管理」（24.9％）においても、2020年の前回調査と比較するとそれぞれ6.2ポイント、8.7ポイント減となった。

【図1 紙の文書が介在する業務工程（複数回答）】

　紙文書の管理について種類別に尋ねた結果が次の通りだ（図2）。どの種類の文書・資料に関しても「紙のままファイリングして保管」が多い結果となった。紙のままファイリングして保管する比率が最も高いのが「社内稟議・申請」の72.8％。ほとんど差がなく「受発注書」（72.3％）。「契約・申請書類」（72.2％）が続いた。

　一方、「紙のままファイリングして保管」の比率が低かったのは、「社外会議・プレゼン資料」(49.2％)と「社内会議資料」（56.7％）だ。ただしこの2項目に関しては、2年前のデータからの顕著な変化は見られず、数字的には横ばいとなっている。

　デジタルデータに変換して保管する場合、「画像として保管」が「テキスト化して保管」よりも全種類の書類で比率が高かった。

【図2 業務工程別の紙文書の管理方法】

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