Biz Clip調査レポート(第39回)デジタル化、進んでる? 文書管理実態調査2023

自動化・AI デジタル化

公開日:2023.08.09

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 テレワークの普及や改正電子帳簿法施行などの影響を受け、企業の文書管理は紙からデジタルへの移行が進んでいる。業務のペーパーレス化への機運が高まる中、その実態を明らかにすべく、紙文書が介在する業務やその保管方法について調査した。紙文書のデジタル化に多用されるOCR(光学的文字認識、画像データ内の文字情報をテキストデータ化する技術)の活用状況についても尋ねた。調査は2023年7月、日経BPコンサルティングのアンケートシステムにて、同社保有の調査モニター3099人を対象に実施した。

コロナ禍を経て紙文書の減少傾向が続く

 企業の業務の中で、紙の文書が介在する業務工程について聞いたところ、最も多かったのは「契約・申請書類」の59.1%となった。2位は「取引先・顧客への請求・見積もり」(44.9%)、3位に「手順書・マニュアル・チェックシート」(38.5%)が入った(図1)。2020年3月に行った同調査と比較すると、「社内会議資料」が4位に後退。首位の「契約・申請書類」は3.4ポイント減と、全項目の中で最も減少幅が大きかった。一方、「紙文書で行うものはない」は2020年の調査結果と比較して8.3ポイント増加した。コロナ禍を経て紙文書の減少傾向が続いていると言える。

【図1 紙の文書が介在する業務工程(複数回答)】

 紙文書の管理について種類別に尋ねた結果は次の通り(図2)。どの種類の文書・資料に関しても「紙のままファイリングして保管」が最も多い結果となった。紙のままファイリングして保管する比率が最も高いのが「契約・申請書類」の71.0%。以下、「社内稟議・申請」(68.9%)。「顧客情報・カルテ」(68.0%)が続いた。

 一方、「紙のままファイリングして保管」の比率が低かったのは、「社外会議・プレゼン資料」(46.9%)と「社内会議資料」(52.2%)だ。ZoomやTeamsなどのオンライン会議ツールが普及した今、会議やプレゼン資料もデジタル化して配布されるのが一般的になっていることがうかがえる。前回調査と比べ、紙のままファイリングして保管する比率の減少幅が最も大きかったのは「受発注書」で、前回の調査結果(72.3%)より7.7ポイント減少した。各企業でPCFAXや販売管理システムなどが導入され、受発注業務の電子化が進んでいると推察される。

【図2 業務工程別の紙文書の管理方法】

紙文書の廃棄ルールに変化は?…

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調査・執筆 = 日経BPコンサルティング

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