困りごと解決ビジネス専科(第14回)Q. Web会議で気を付けることはありますか?(旧ネットの知恵袋 for Business)

遠隔会議 コミュニケーション

2021.08.02

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 テレワークが推奨されているため、事務所でWeb会議を導入することになりました。社員も初めてのことで普段と勝手が違う部分も多いと思うのですが、何か気を付けるべきことはありますか?

 A.会議をスムーズに進めるためのルールを設けましょう

 Web会議はパソコン・スマートフォン・タブレットなどさまざまな端末で利用できる便利なツールですが、リモート環境で行うため、通常の会議とは異なる点を考慮した事前準備やマナーが必要です。

 事前準備やルールの設定・共有を怠った場合、開始時間になっても参加者がそろわなかったり、トラブルへの対応に時間を割かねばならなかったりなど時間のロスが生じてしまいます。

 Web会議を行うに当たって、参加者にシステムやルールに不明な点がないか確認し、事前に共有・周知しておくことでスムーズにWeb会議を行えます。

【Web会議を行うに当たっての事前準備】

・Web会議システムの使い方を共有する
・Web会議の参加情報(日時、URL、会議番号、参加用パスワードなど)を周知する
・照明の明るさやカメラの位置、マイクとスピーカーの音量を調整しておく
・画面共有の際、映り込んで問題のない資料のみを準備する
・参加者各自の環境でセキュリティ対策を徹底する

【Web会議中のマナー】…

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