困りごと解決ビジネス専科(第20回)Q. 手書きの書類を効率的にデータ化したい

自動化・AI

2021.08.02

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 顧客からの申込書や受発注に関する書類をスキャナーで取り込み、PDFファイルとして管理しています。新しいシステムを導入するため、過去の情報も含めてすべてデータ入力することになったのですが、書類の数が多く手間と時間がかかり、とても困っています。何かよい方法はありませんか?

 A.手書きや印刷文字を電子データ化するソフトやサービスの利用を検討しましょう

 手書きで送付されたアンケートや申込書、書面でやり取りした重要な企業情報や顧客書類など、大切な情報を電子データ化することで管理コストを節約できますよね。

 書面の文字情報のみを電子データ化するには、紙面上のテキストや画像データをあらためて入力する必要があるため、昨今では業務効率化の手段として「OCR」が活用されています。

 OCRは手書き・印刷などの書体にかかわらず、活字文書を画像として読み取り、システムで形を照合して検出・識別した情報をテキストとして電子データに変換します。

■OCR(オー・シー・アール)
光学式文字読取装置
(Optical Character Reader(オプティカル・キャラクター・リーダー))
または「光学式文字読取方式を用いた文字認識」のこと
(Optical Character Recognition(オプティカル・キャラクター・レコグニション))

【OCRを利用するメリット】…

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