Q. パソコンやソフトウエアの導入費用を抑える方法はありますか？（旧ネットの知恵袋 for Business）

　イベント企画会社を経営しています。年末に大きな仕事を受注する予定があり何名か新人を採用する予定です。業務で使用するパソコンやソフトウエア、什器（じゅうき）などを合わせて手配する必要があるのですが、少しでも費用を抑えたいです。何かよい方法はないですか？

　A.「サブスクリプション」を利用することで、費用を抑えられる場合があります

　サブスクリプションとは商品やサービスに対して料金を支払う買い切り方式ではなく、それらを利用できる期間に対して利用料金を支払う販売方式のことです。

　企業向けのサブスクリプションでは、オフィスソフトやパソコン、オフィス家具などを定額で利用できるサービスがあります。
期間が限られた仕事を受注する際は、サブスクリプションを活用することでパソコンやソフトウエア、什器などの導入費用を抑えられる場合があります。

　サブスクリプションの特徴は次の通りです。

【初期費用を節約できる】

買い切り方式は使用期間にかかわらず購入する必要がありますが、サブスクリプションは月単位、年単位で必要な期間のみ契約し、使用期間に応じて料金を支払うことで利用できるため、初期費用を節約できます。

【追加の費用が発生しない】

買い切り方式はサポート期間の終了などに伴い新しい製品の提供が開始されると、必要に応じてあらためて購入する必要がありますが、サブスクリプションの場合は利用料金を支払っていれば常に最新の商品を利用できるケースがほとんどです。

【資産ではなく経費として処理ができる】

オフィスソフトやパソコン、オフィス家具を毎月支払いで契約している場合は、（支払手数料などの科目で）経費として処理できるため、資産の計上や減価償却などが不要になります。また、パソコンやオフィス家具が不要になった際、サブスクリプションなら解約後は手元に商品が残らず、すぐにスペースを空けられます。

【長期間利用する場合は料金の総支払額が買い取り方式よりも高くなることがある】

サブスクリプションは月単位や年単位で契約するため、同一の商品やサービスを長期間利用する場合は買い切り方式よりも料金の総支払額が高くなる場合があります。

【使用していない期間も料金が発生する】

サブスクリプションは月単位や年単位での契約となります。商品やサービスを使用していない期間も利用料金が発生するため、利用頻度が低い商品やサービスをサブスクリプションにした場合は割高になる場合もあります。

【最低利用期間が定められているサービスがある】

サブスクリプションで提供される商品やサービスは契約した使用期間に対して利用料金を支払いますが、提供元によっては最低利用期間を定める場合があります。最低利用期間中の解約によって違約金が発生するケースがあります。

　使用する機器やソフトウエア、サービスによってはサブスクリプションの活用で初期費用を抑えられる場合がありますが、使用期間によっては買い切り方式を選択した方が節約できる場合もあります。
業務で使用する機器やソフトウエア、サービスの利用用途、使用期間を確認のうえ、サブスクリプションと買い切り方式のどちらを選択するか比較・検討してくださいね。

※この記事は2019年10月25日現在の情報です