税理士が語る、経営者が知るべき経理・総務のツボ(第97回)領収書がないときの経費計上をどうする?

業務課題 経営全般 資金・経費

公開日:2023.12.28

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 会社の業務で支払ったものを経費として計上するには、その支払いを証明する「領収書」が必要です。しかし、領収書をなくしたり、ネットショッピングや自動販売機で商品を購入したりする際など、そもそも領収書が発行されない場合もあります。このようなときにも、適切な方法をとれば経費として計上できます。

 領収書とは、商品やサービスなどの取引があった際に、その代金を受領したと証明するために、代金の受領者が発行する書類です。領収書には、宛名(代金の支払者)、支払日、金額、購入したものやサービスの内容、発行者(代金の受領者)の記載が必要になります。領収書を受け取る際には、記載漏れがないか確認しましょう。

 領収書の宛名が「上様」となっているものも見受けられますが、これは受取人が誰なのかを確認できないため、税務調査の際などに経費として認められない可能性があります。たとえ急いでいたとしても、受取人の正式名称を記載してもらいましょう。また、感熱紙を使用した領収書は、時間の経過により印字された文字が消えてしまう場合があるので、保管に注意してコピーを取るなどするとよいでしょう。

 それでは、領収書がない場合にはどう対処すればよいのでしょうか。

領収書を紛失した⇒領収書の再発行は原則不可能!

 領収書の再発行を依頼しても断られる場合が多いですが、それを承知の上で頼んでみるという方法があります。領収書の再発行はできなくても、別の形式で支払いの事実を証明する書類を発行してもらえる可能性があります(再発行等がなかった場合の対処法は後述します)。

 なお、消費税の課税事業者(本則課税)の場合は注意が必要です。2023年10月1日から消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式(インボイス制度)が始まりました。これにより、仕入税額控除を行うためには、登録を受けた適格請求書発行事業者が発行する「適格請求書」(インボイス)の保存が必要となりました。インボイスに当たる領収書を紛失すると仕入税額控除ができなくなる場合があるので、領収書の紛失には注意しましょう。

領収書がもらえない⇒クレジットカードや電子マネーを利用した場合

 近年はキャッシュレス化が進み、①クレジットカード払い、②電子マネーの利用、③公共交通機関等のICカードの利用、④高速道路のETCの利用などのキャッシュレス決済が多くなっており、領収書をもらえない支払いが増えています。

 このような場合には、利用先から発行される「利用明細書」等を領収書の代用として利用できます。なお、利用明細書の中に業務とは関係ないプライベートの支払いがある場合には、マーカーペンで印をつけるなど、業務用のものと混同しないよう注意しましょう。

 最近は「紙」の明細書ではなく「電子明細」が増えています。電子明細の場合は、電子帳簿等保存制度の導入により、電子保存しなければなりません。PDFで電子明細を保存後、年月日、金額、取引先を検索できるよう電子書類に記録を残す必要がありますので注意が必要です。

領収書がもらえない⇒銀行振込の場合…

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