脱IT初心者「社長の疑問・用語解説」(第13回)「ペーパーレス」すればトイレ利用者が増える?

IT・テクノロジー デジタル化

2018.09.26

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カタカナや英略字ばかりのIT用語。もっと分かりやすくならないの、と言ってしまうIT初心者の社長もIT用語が理解できる本連載。今回は、身近な課題である「ペーパーレス」だ。

「しまった!」(総務兼IT担当者)

社長に説明するために会議資料を作成した総務兼IT担当者。報告書の中にミスを発見したものの、会議の時間が迫っており、印刷し直して差し替えられません。

「社長、会議に入る前に提案があります。うちもペーパーレス会議にしませんか」(総務兼IT担当者)

「何だ、急に!ペーパーがどうしたって。トイレで紙詰まりでもあったのか」(社長)

「違いますよ。コードのないコードレス、砂糖を入れないシュガーレス、紙を使わないペーパーレス。印刷資料なしに会議をするのがペーパーレス会議です」

「資料なし?それでどうやって会議をするんだ。さては、売り上げ目標を達成できなかった資料を隠そうとしているな」

「ギクッ」

「ほら見ろ。それで資料をトイレに流して、揚げ句の果てに詰まったんだろ」

「正直に言うと、資料の数字を間違えたんです。それを20部印刷してしまって……。でもペーパーレスにしたら、たとえ数字を間違ってもすぐに直せて会議に臨めるんですよ」

「ペーパーとトイレと会議、いったい何の関係があるんだ。ちゃんと説明しなさい」

コスト削減や働き方改革に効果的なペーパーレス

ペーパーレス会議は、パソコンやタブレットで会議資料のデータを見て、紙の資料なしに会議を行うものです。わざわざ紙の資料を印刷、配布する必要がないので、印刷コストの削減や業務の効率化に効果があります。

 また、資料データを見られるパソコンやタブレットがあれば、参加者は本社・会議室に集まらなくても、営業拠点など離れたところから会議に加われます。移動時間の削減による働き方改革も可能です。

Q ペーパーレスの利点は?…

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執筆=山崎 俊明

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