時短エクセル(第6回)“入力規則”を使え。ミス防止&スピードがアップ

パソコン スキルアップ

2018.06.04

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 名簿や住所録、顧客データなどは、よほど大きなデータでない限り、データベースソフトではなく、Excelで作ることが多いのではないだろうか。名簿作成で重要なのは、正確であることと、スピーディーに入力できること。今回は「入力規則」という機能を利用して、正確かつ効率的に入力するコツを解説する。

※当記事では練習用のサンプルファイルがダウンロードできます(ページ下部)

郵便番号や生年月日はIMEをオフにして半角で入力できるようにする

 郵便番号や生年月日は一般的にすべて半角で入力する。その際、名前を入力→TABキーを押して右セルに移動した後、いちいちIMEを手動でオフするのは面倒だ。さらに次に住所を入力するなら、またIMEをオンにしなければならない。入力規則の日本語入力コントロール機能を使って、IMEのオンオフを自動で切り替え、時短しよう。

IMEをオフにしたいセルをすべて選択し、「データ」タブの「データの入力規則」を選択する

 

「日本語入力」タブを開き、日本語入力で「オフ(英語モード)」を選択する

 半角で入力したいセルは、データの入力規則の日本語入力をオフにしよう。すると、IMEオンの状態で名前を入力した後、セルを右隣に移動すると自動的にIMEがオフとなり、すぐに半角で郵便番号が入力できる。そしてセルを右隣の住所の欄に移動すると、再び自動でIMEがオンになる。生年月日も同じだ。住所を日本語で入力した後、生年月日のセルに移動すると、またIMEは自動でオフとなる。

名前を入力しているときIMEはオン、郵便番号のセルに移動すると自動でIMEがオフとなる

 

所属部署はリストから選択してミスを防ぐ

 所属部署欄は、リストから選べるように設定する。これにより、入力の手間を省けるだけでなく、「経営企画室」を「経営企画部」と間違えるなどのミスも防げる。

先ほどと同様、設定したいセルを選択して「データ」タブの「データの入力規則」を選択する

 

「設定」タブの「入力値の種類」で「リスト」を選び、「元の値」に、部署名を記入する。部署と部署の間は半角のカンマで区切る

 入力規則のリスト機能を使って、部署名を列記する。すると、所属部署のセルにカーソルを移動すると、セルの右に▼が現れ、それをクリックすると、先ほど指定した部署名が一覧される。そこから選べば、表記ミスもなくなるし、入力する手間も省ける。

所属部署のセルでは、部署名をリストから選べるようになる

 

社員番号は範囲を指定してそれ以外は入力できないようにする…

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執筆=内藤 由美

大手ソフト会社で14年勤務。その後、IT関連のライター・編集者として活動。ソフトウエアの解説本、パソコンやスマートフォンの活用記事などを執筆、編集している。

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