時短エクセル(第8回)別々のセルの文字列をまとめる瞬間ワザ

パソコン スキルアップ

2018.08.06

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 前回に引き続き、名簿を題材に、Excelの便利な機能を使ってセルを結合する技を紹介しよう。名簿で姓と名が別になっているセルを名前として1つのセルにしたい、市区町村から始まっている東京都の住所の先頭に「東京都」という文字列を付加したいなどといったとき、大量のデータでも即座に実行できる時短ワザだ。

※当記事では練習用のサンプルファイルがダウンロードできます(ページ下部)

別セルになっている姓と名を合体して1つのセルにする

 まずは、別セルになっている姓と名を1つのセルに合体する技だ。10人程度なら手入力してもそれほど時間はかからないが、何百人何千人のデータがあるなら、そんなわけにはいかない。

 そこで、文字を結合する「&」という記号を利用する。まずは、合体した名前を記入するためのセルを用意する。

姓、名の列の後ろに、名前の欄を用意する

 

 そしてその名前の欄に「=B3&C3」と入力する。セル番号は入力するほか、そのセルをクリックして自動入力する方法もある。最初の行がうまくいけば、それを最後の行までコピーすればよい。

名前の欄に「=B3&C3」と入力。B3やC3は直接セルをクリックすると自動的に入力される

 

これで姓と名が合体された

 

D3セルの右下のフィルハンドルを下方向にドラッグしてコピーすればよい。フィルハンドルをダブルクリックしてもOKだ

 

数式で表示している名前を値に変換する

 ただし、このままだと不要になった「姓」と「名」の列を削除してしまうと名前の欄がエラーになってしまう。参照元のセルがなくなってしまうので当然だ。そういう場合は、この文字列を、「値」に変更してしまおう。

「姓」と「名」の列を削除すると、このようにエラーとなる

 

 姓と名の列を削除する前に、まずは名前の欄をすべて選択して「Ctrl」+「C」でコピーする。次に、選択した状態のまま、「貼り付け-値」を選択する。

名前全体をコピーし、そのまま「貼り付け」メニューの中にある「値」を選択する

 すると、数式で表示されていた名前は値となり、姓名の列を削除しても問題なく文字列が表示される。

姓と名の列を削除しても名前はきちんと表示される

半角スペースを入れたり値を結合したりすることも可能…

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執筆=内藤 由美

大手ソフト会社で14年勤務。その後、IT関連のライター・編集者として活動。ソフトウエアの解説本、パソコンやスマートフォンの活用記事などを執筆、編集している。

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