時短エクセル(第17回)上書き保存「前月のデータがなくなった!」を防ぐ

パソコン スキルアップ

公開日:2019.05.13

  • PDF PDF
  • ボタンをクリックすることで、Myクリップ一覧ページに追加・削除できます。追加した記事は、「Myクリップ」メニューからいつでも読むことができます。なお、ご利用にはBiz Clipに会員登録(無料)してログインする必要があります。

 「前月のデータシートを基にして、今月の売上データを入力する」といったやり方はよく使われる。まっさらなテンプレートから入力するより、前にデータが入っているほうが、規則性などが分かって入力しやすいからだ。筆者の場合も、古いファイルに新しいデータを入力して別名で保存することが多い。

 しかし!ここでよく失敗するのが、つい、いつものクセで「Ctrl」+「S」キーを押してしまい、前のデータに上書きしてしまうこと。上書きしてしまうと、前のデータがなくなってしまう。メールに添付して先方に送ってあったのを拾ってきたり、たまたま出力したペーパーが残っていたらそれをまた手入力して復元したり…。二重手間でも復元できればまだいいが、救出できない場合はかなりの痛手だ。

 そんな「うっかり」を防ぐ方法を2つ紹介しよう。

バックアップファイルを作成する

 まず1つめの対策としては、「バックアップを作成する」方法。作成したファイルを保存する際、「名前を付けて保存」画面の「ツール-全般オプション」で「バックアップファイルを作成する」にチェックを入れる。

「名前を付けて保存」画面で「ツール」から「全般オプション」を選ぶ

 

「バックアップファイルを作成する」にチェックを入れてOKを押し、「名前を付けて保存」画面でファイル名を入力して「保存」をクリックする

 こうしておけば、新しいデータを入力してうっかり上書きしてしまっても、1回だけなら元に戻せる。バックアップファイルは「.xlk」という拡張子で保存されるので、これを「.xlsx」に変更すれば1つ前のファイルを復元できる。

バックアップファイルは「~のバックアップ.xlk」というファイル名で保存される

 しかし、この方法だと不便な点がいくつかある。

・ファイルごとにいちいち設定しなければならない
・2回上書き保存をしてしまったら、最初のファイルまでは遡れない
・バックアップファイルが不要になった場合、いちいち削除するのは面倒
・不要なバックアップファイルを放置しておくとハードディスク容量を圧迫する

 そこで、もう1つの“うっかり上書き防止法”を紹介しよう。

超簡単にクローンを作って上書きを防止する…

続きを読むにはログインが必要です

\ かんたん入力で登録完了 /

会員登録3つのメリット!!

  • 最新記事をメールでお知らせ!
  • すべての記事を最後まで読める!
  • ビジネステンプレートを無料ダウンロード!

執筆=内藤 由美

大手ソフト会社で14年勤務。その後、IT関連のライター・編集者として活動。ソフトウエアの解説本、パソコンやスマートフォンの活用記事などを執筆、編集している。

【T】

あわせて読みたい記事

「パソコン」人気記事ランキング

連載バックナンバー

時短エクセル

オンラインセミナー動画

  • 新着記事

配信日時

2024年12月11日(水)①14時00分〜15時00分 ②18時00分~19時00分

DX・業務効率化関連

事前に防ぐ!カスタマーハラスメントの実態と企業がとるべき対策

  • 新着記事

配信期間

2024年11月28日(木)~2025年9月30日(火)

DX・業務効率化関連

【年末調整直前!】デジタル化による業務負担の軽減をめざそう