時短エクセル(第42回)表の作成を通してExcelの必須機能を習得する(後編)

パソコン スキルアップ

2021.05.17

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 前回はスポーツチームのリーグ戦の対戦表を作成しながら、「Excelの必須機能を習得する」(前編)をお届けした。今回は後編としてその続きを見ていこう。

 前編では、IF関数を使って○○の場合はA、○○でなければBという、文字列を自動で表示するところまで紹介した。後編は、データの入力規則機能や「SUMIF」「COUNTIF」といった、仕事に役立つ関数の使い方を習得しよう。

※当記事では練習用のサンプルファイルがダウンロードできます(ページ下部)

完成した表。これをどれだけ効率的に作れるかを紹介する

 

右側の見出しは手入力ではなく転記で効率化&ミス防止

 サンプルファイルの「Step2」までは前回紹介した内容だ。今回は「Step3」シートから解説する。右側の「SL」と「名前」は左側と同じにしたい。そこで、ここでは手入力ではなく、転記されるよう設定しよう。やり方は、「このセルと同じ内容を表示する」という設定をすればよい。シーズン中は成績によって「SL」が刻々と変わり、手入力ではその度に2カ所ずつ修正しなくてはならず、修正忘れが生じるかもしれない。転記方式にしておけば、効率が良いだけでなく、間違いも防止できる。

SLは「=B7」、名前は「=A7」と入力する。あとはL7とM7をドラッグして選択し、下方向にドラッグしてコピーするだけ

 

出場選手決めは選択式&色分けで分かりやすく

 試合に出場する人は○、その日都合が悪い人は×、それ以外の人は△とする。1試合に出場できるのは5人なので、×の人を除き、出場回数をなるべく平均化できるように割り振っていく。

 C7~J14をドラッグして範囲指定し、データの入力規則で「○、△、×」の選択方式にし、次に条件付き書式機能で、記号によって色を変えるように設定する。

範囲を選択し、「データ」タブの「入力規則」をクリックする

 

「設定」タブの「入力値の種類」で「リスト」を選び、「元の値」に「○,△,×」と入力する。リスト化したい数字や文字列、機能などを「,」(カンマ)で区切って入力する

 

リストから○、△、×を選べるようになる

 

次は条件付き書式で、記号によって色を変える。C7~J14をドラッグして範囲指定し、「ホーム」タブの「条件付き書式」→「新しいルール」を選択

 

「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選び、ルール内容は「セルの値」「次の値に等しい」「=”○”」と設定して「書式」をクリック

 

「塗りつぶし」タブで色を指定して「OK」をクリックする

 

 上記を繰り返し、△と×も別の色で塗りつぶしを設定する。

合計SL(スキル)はSUMIF関数で計算、SLオーバーならすぐに分かる色味に…

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執筆=内藤 由美

大手ソフト会社で14年勤務。その後、IT関連のライター・編集者として活動。ソフトウエアの解説本、パソコンやスマートフォンの活用記事などを執筆、編集している。

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